Cosa fa un assistente esecutivo?

Un assistente esecutivo dedica la propria carriera ad aiutare un funzionario aziendale, di solito fornendo una combinazione di consulenza professionale e supporto amministrativo.Mentre le responsabilità associate al lavoro variano a seconda della cultura che prevale in una determinata azienda, ci sono alcuni compiti di base che tutti gli assistenti svolgono.La maggior parte di questi è legata al lavoro di segreteria, alla programmazione e alla gestione dei contatti.Molti dirigenti trattano i loro assistenti come persone di riferimento per idee, raccomandazioni e aiuto confidenziale e aiutano a tutto, dalla fotocopiatura ai briefing della stampa.

Gerarchia

Le aziende con assistenti esecutivi in genere assegnano un assistente per dirigente.L'assistente è responsabile della gestione dei compiti delegati dall'esecutivo che funge da supervisore immediato.In molti casi, gli assistenti hanno scrivanie appena al di fuori degli uffici dei dirigenti, in modo da essere il più accessibile possibile.

Gli assistenti esecutivi in genere rispondono solo al loro nome superiore.Agiscono come confidente di questa persona e aiutante di ufficio.Tutto ciò di cui il dirigente ha bisogno, l'assistente fa.Possono accompagnare il loro dirigente alle riunioni di lavoro e sono incaricati di conoscere i dettagli su altri partecipanti.A seconda delle esigenze del dirigente, gli assistenti possono anche venire in viaggi aziendali.In questa veste, l'assistente è generalmente responsabile della gestione del programma del dirigente, organizzare riunioni e garantire che abbia letto il giusto materiale di briefing ed è pronto a fare qualsiasi presentazione o osservazioni necessarie.

Clerical Dorties

Non tutto ciò che riguarda il lavoro è affascinante come i viaggi e le riunioni di alto profilo.Molti dei compiti quotidiani di un assistente esecutivo sono di natura clericale.Gli assistenti sono generalmente responsabili della gestione dei documenti dei loro superiori.Ciò include posta, corrispondenze tra gli office e deposito di base.L'assistente può anche essere chiamato a gestire un calendario, tenendo traccia dei tempi di incontro, appuntamenti ufficiali e contatti importanti.

Requisiti di gestione

A seconda della struttura e delle dimensioni dell'azienda, un assistente esecutivo può avere uno o più assistenti per aiutare con il carico di lavoro.Questi sono in genere segretari o più soci clericali entry-level.L'assistente esecutivo è generalmente responsabile della gestione dei propri compiti e della delega di incarichi loro come richiesto.

Nella maggior parte dei casi, l'esecutivo aziendale ha poco o nulla da dire sulla struttura di segreteria che il suo assistente si istituisce.Le decisioni su disciplina, encomio e rilanci sono spesso lasciate alla discrezione dell'assistente, spesso in consultazione con il dipartimento delle risorse umane dell'azienda.

Formazione ed esperienza

La garanzia di un assistente esecutivo richiede in genere una combinazione di formazione ed esperienza pratica.In generale, i dirigenti si aspettano che i loro assistenti siano esperti in politiche e procedure aziendali, nonché competenti con le funzioni di base dell'ufficio.Non è insolito per un dipendente diventare un assistente esecutivo dopo aver lavorato in un'altra posizione all'interno della struttura dell'azienda.Molti segretari di livello inferiore, ad esempio, avanzano allo status di assistente esecutivo dopo diversi anni di forti prestazioni lavorative.

La maggior parte delle aziende preferisce che gli assistenti detengano un certo tipo.I corsi in gestione, risorse umane o persino sociologia possono essere utili, ma di solito è sufficiente tenere una laurea in qualcosa .I gestori di assunzioni aziendali spesso vedono l'istruzione universitaria come più un segno di prestigio e intelletto generale che come fonte di specifiche conoscenze legate al lavoro.

Questo non vuol dire che sia necessario un diploma universitario per diventare un assistente esecutivo.In molti casi, l'esperienza è più importante dell'educazione formale.Mentre può essere difficile essere assunti a livello esecutivo IMMEDiamente dopo il liceo, qualcuno con solo un diploma di scuola superiore che ha trascorso diversi anni a lavorare come membro dello staff di supporto in un ambiente aziendale può essere il candidato più avvincente.Le aziende sono spesso più interessate a quanto bene un candidato può svolgere il lavoro rispetto alle scuole nominate in un curriculum.

Prestigio e benefici

Gli assistenti esecutivi sono generalmente considerati un po 'd'élite, almeno quando si tratta di supportare il personale.Tendono ad avere privilegi non condivisi da altri assistenti amministrativi, sia in termini di risorse che di stipendio.In alcune aziende, un assistente esecutivo con un lungo mandato può essere idoneo a partecipare a programmi pensionistici o altri vantaggi non disponibili per i dipendenti in posizioni minori.

Rapporto con gli assistenti personali

In alcuni casi, gli assistenti esecutivi possono anche svolgere determinati compiti personali, come la raccolta di lavaggi a secco o la preparazione delle vacanze per un animale domestico di famiglia.Questi non sono normali obblighi lavorativi, tuttavia.Il più delle volte, questo tipo di lavori non office sono i compiti di un assistente personale.Può essere facile confondere gli assistenti personali ed esecutivi, sebbene il lavoro che svolgono è tecnicamente distinto.L'unico ruolo ufficiale di un assistente esecutivo è quello di aiutare un superiore ad avere successo sul lavoro.Un assistente personale, d'altra parte, è generalmente responsabile di aiutare una persona importante a organizzare la propria vita in generale, sia a livello personale che professionale.