Cosa fa un impiegato di automazione degli uffici?
Un impiegato di automazione degli uffici garantisce che tutti i sistemi automatizzati vitali per le operazioni dell'ufficio quotidiano siano in ordine di lavoro.È generalmente tenuto a conoscere questi sistemi in merito al loro funzionamento, manutenzione e riparazione.In caso di guasto delle attrezzature o della macchina, l'opinione dell'impiegato di automazione degli uffici sul fatto che la sua riparazione o sostituzione sia più logica ed economica è spesso valutata al di sopra di altri lavoratori clericali.
Oltre a monitorare macchine e attrezzature, un impiegato di automazione dell'ufficio può esseresi prevede di gestirli anche.Spesso vengono assegnate regolarmente attività usando computer, stampanti e scanner.Ci si può aspettare che sia abile nei contatori di spese postali, macchine per fax, fotocopiatrici e sistemi di telecomunicazione.Preferibilmente, la sua conoscenza di questi sistemi è abbastanza ampia da consentire agli altri di correggere il funzionamento.
In alcuni ambienti aziendali, l'impiegato di automazione degli uffici è tenuto a gestire e mantenere altre attrezzature, come dispositivi di monitoraggio della sicurezza e cancelli di sicurezza.Il suo lavoro può comportare il controllo e la verifica delle credenziali di fornitori, appaltatori e visitatori.In atmosfere eccezionalmente sicure, potrebbe essere richiesto di eseguire scansioni del corpo con un rilevatore di metalli portatili.
Poiché la manutenzione e il funzionamento delle attrezzature per ufficio potrebbero non essere un lavoro a tempo pieno in alcuni ambienti, l'impiegato svolge comunemente una varietà di attività di supporto amministrativo.La sua conoscenza generale e versatilità delle competenze in genere lo rendono una preziosa risorsa aziendale.Fluisce regolarmente tra i dipartimenti per assistere i progetti come consentite dal tempo.
Queste responsabilità aggiuntive includono comunemente la manutenzione e l'aggiornamento di manuali e pubblicazioni tecniche.Potrebbe anche essere richiesto di aiutare con i documenti di archiviazione e archiviazione.Occasionalmente, può essere chiamato ad aiutare con i compiti del servizio clienti e della reception, come rispondere alle chiamate in arrivo e salutare i visitatori.Se è considerato abile in comunicazioni scritte, potrebbe essere chiesto di rivedere la corrispondenza per grammatica, punteggiatura e contenuto. La mailroom spesso utilizza l'assistenza di un impiegato di automazione degli uffici.La sua discrezione e il suo giudizio in genere possono essere fidati per determinare la riservatezza della posta in arrivo e in uscita.Potrebbe essere richiesto di assicurarsi che la posta sia correttamente indirizzata e che sia appropriata l'affrancatura.Se vengono utilizzati i corrieri esterni, l'impiegato di automazione degli uffici viene spesso chiamato a organizzare i servizi e seguire i pick-up e le consegne. La posizione dell'impiegato di automazione degli uffici non richiede alcuna istruzione formale, sebbene un diploma di scuola superiore o equivalenteDi solito è un prerequisito da considerare.L'esperienza nelle operazioni di ufficio è molto apprezzata, così come una buona attitudine nelle operazioni e nella riparazione della macchina per ufficio.I lavoratori in questa posizione possono essere alla ricerca di una promozione allo specialista dell'automazione degli uffici, una posizione che generalmente paga uno stipendio più elevato e può offrire più responsabilità, sfide e opportunità sul posto di lavoro.