Cos'è un segretario di viaggio?
Un segretario di viaggio lavora a titolo amministrativo in un'agenzia o una società.Lui o lei può anche essere chiamato assistente dell'ufficio di viaggio.I segretari di viaggio coordinano i piani di viaggio per i clienti sotto la supervisione di un agente e spesso rispondono ai telefoni e servono i clienti.Se un segretario organizza viaggi per i dirigenti aziendali, di solito prepara anche itinerari o programmi di viaggio.
In un'agenzia di viaggi, i segretari sono spesso responsabili di tenere il passo con i requisiti di licenza e altre scartoffie necessarie per mantenere l'attività.Sebbene un segretario di viaggio possa rispondere al telefono e distribuire la posta, consiglia anche ai clienti e dovrebbe comprendere tutti gli aspetti del settore del turismo.Questa conoscenza approfondita aiuta a risolvere i problemi per le persone che cercano di coordinare voli e hotel.Alcuni segretari di viaggio aiutano a creare opuscoli informativi per l'uso del cliente.
Se lavorano per le società, i segretari di viaggio spesso organizzano tutti i dettagli dei viaggi dei dirigenti.Un segretario di viaggio aziendale può gestire la pianificazione per le fiere e le convenzioni.Cercare di risparmiare denaro dell'azienda durante la prenotazione di sale e trasporti è una considerazione per la maggior parte dei segretari di viaggi d'affari.
Le scuole professionali o le università della comunità hanno spesso programmi relativi ai tipi di viaggi delle carriere di segretaria, sebbene questi programmi non possano essere offerti con la stessa frequenza come altri tipi di specialità di segreteria come legale e medica.I programmi scolastici possono includere una sezione pratica in cui uno studente stagista come segretario di viaggio.I programmi di segreteria di viaggio sono disponibili online e di persona.Questi programmi sono in genere meno di un anno per completare e spesso includono diversi esami che devono essere superati per ricevere un certificato.
Il software di prenotazione da viaggio deve essere padroneggiato dai segretari.Un segretario di viaggio deve avere eccellenti competenze informatiche ed essere in grado di coordinare molti dettagli.Ad esempio, se è necessaria più di una compagnia aerea per un viaggio dei clienti, il segretario deve includere istruzioni per il collegamento dei voli.La pianificazione di connessioni con tempo di attesa minimo è anche necessaria per un buon servizio clienti.
Le persone che sono segretari di viaggio possono lavorare a tempo pieno o part -time.Possono viaggiare per riunioni di lavoro occasionalmente e per le loro vacanze personali.Costruire buoni rapporti di lavoro con altri nel settore dei viaggi, come i rappresentanti delle compagnie aeree e gli operatori turistici, può aiutare i segretari a creare pacchetti turistici ricchi di valore per i clienti.In questo sforzo, aiutano gli agenti di viaggio a far offrire ai clienti le migliori offerte e le opzioni di viaggio.In alcune agenzie, un segretario di viaggio può essere specializzato in un'area, come i tour delle vacanze, mentre un agente può gestire altri pacchetti.