Cos'è la gestione del contratto?
Il termine gestione del contratto viene generalmente utilizzato nei dipartimenti di approvvigionamento o acquisto.Come parte delle responsabilità del dipartimento degli appalti, il gestore negozia, accetta e firma contratti con fornitori di beni e servizi all'organizzazione.La gestione del contratto è il processo per garantire che il fornitore onori i termini del contratto negoziati.Sebbene il ruolo dell'approvvigionamento nel processo di negoziazione sia una parte essenziale di un processo di gestione dei costi, la gestione dei contratti è il luogo in cui i risparmi effettivi vengono ottenuti o persi.
Le pratiche di gestione dei contratti efficaci comportano minori costi operativi, servizi efficienti e un più forteposizione di contrattazione durante il prossimo turno di negoziati.La gestione del contratto include la garanzia della conformità del contratto, il contratto principale per le questioni relative al servizio e alla risoluzione delle controversie, nonché alla gestione di eventuali pagamenti o clausole negoziate nel contratto.In generale, la gestione dei contratti può essere suddivisa in tre aree principali: soglie, sconti e clausole di performance.
La soglia è un termine utilizzato per definire obiettivi specifici di spesa in dollari, transazioni o unità acquistate.Queste soglie sono generalmente legate agli sconti in dollari sul prezzo di acquisto e si basano spesso sul numero di ordini ricevuti in un periodo di tempo specifico.Come parte del processo di negoziazione, le soglie vengono spesso utilizzate per richiedere sconti ancora più profondi di quanto il fornitore fornisca normalmente.All'aumentare del volume, il fornitore ha la motivazione e la capacità di ridurre il prezzo, man mano che i suoi costi diminuiscono.
Gli sconti sono usati come ricompensa o incentivo per il fornitore per raggiungere obiettivi specifici.Ad esempio, una panetteria può negoziare per acquistare una quantità specifica di farina in un determinato periodo di tempo.Eventuali richieste aggiuntive e non programmate completate entro un periodo di tempo specifico sono idonei per uno sconto per il fornitore.La fattura è per l'importo standard, ma lo sconto viene calcolato e rimborsato al fornitore come ricompensa per soddisfare un'esigenza immediata.Questa flessibilità si trova spesso in ambienti sensibili al tempo, in cui il contratto è per un programma di consegna standard, ma è necessaria un'ulteriore flessibilità per soddisfare i requisiti aziendali.
Le clausole di prestazioni si basano su articoli misurabili che sono fondamentali per il funzionamento dell'azienda.Le clausole comuni si basano sulla consegna entro un periodo di tempo specifico, la fatturazione entro un intervallo di date stabilito, le date di consegna del benchmark e la percentuale di completamento per progetti di costruzione.Lo scopo di una clausola di prestazione è di impostare un metodo di misurazione accettato tra il fornitore e il cliente.Queste clausole sono spesso legate a sanzioni o premi, a seconda del settore.
Una gestione efficace del contratto prevede il monitoraggio delle attività quotidiane, la gestione delle prestazioni e il follow-up con il fornitore.Solo attraverso un processo di gestione del contratto attivo la società può richiedere qualsiasi beneficio incluso nel contratto.Questi benefici possono includere clausole di rilascio precoce, ulteriori riduzioni dei pagamenti e altre sanzioni.