Come si scrive una politica di rimborso delle spese?

Una politica di rimborso delle spese può essere un documento importante e quindi richiede pianificazione e chiarezza.Dovrebbe includere i tipi di spese che verranno rimborsati e quelli che non lo faranno.Dovresti specificare a chi riguarda la politica e tutti gli individui le cui spese sono escluse.I rimborsi massimi dovrebbero essere delineati e dovrebbe essere chiarito quale documentazione è necessaria per il rimborso.Il lasso di tempo per l'invio della documentazione dovrebbe essere incluso insieme al lasso di tempo e ai modi in cui verranno effettuati i rimborsi.

Se si ha la responsabilità di scrivere una politica di rimborso delle spese, farlo con molta attenzione.Gli errori negligenti potrebbero essere costosi per la tua azienda o per le persone che hanno fatto spese con l'aspettativa di essere rimborsati.Questo è il motivo per cui è della massima importanza che i termini siano chiari per tutti, incluso te.

Per cominciare, dovresti produrre un elenco che delinea quali spese sono rimborsabili e quali no.Questo esercizio ti aiuterà a semplificare la tua politica di rimborso delle spese.Potresti non essere in grado di elencare tutti gli elementi idonei e non ammissibili nel documento finale, ma le informazioni che fornisci dovrebbero lasciare poche domande su quale categoria rientri la maggior parte delle spese.che riguarda.Potrebbero esserci alcuni tipi di rimborsi di spesa che si desidera rendere disponibili solo a determinate persone.Ad esempio, il senior management può qualificarsi per il rimborso dei costi per la cena con i clienti e intrattenere, ma potresti voler limitare i loro assistenti ai rimborsi solo per i pasti.Situazioni come questa possono essere efficacemente gestite in due modi.È possibile affermare in modo specifico a chi ogni parte della politica fa e non riguarda, oppure è possibile organizzare il documento in sezioni che si applicano specificamente a ciascun gruppo.

I costi massimi per tipi specifici di spese devono essere affrontati.Se ciò non viene fatto, è probabile che il risultato sia una grande confusione e forse perdite finanziarie sostanziali.Nel caso in cui i massimi debbano fluttuare in determinate circostanze, il modo in cui questo verrà gestito dovrebbe essere delineato.Ad esempio, è possibile impostare un rimborso massimo delle spese giornaliere per i viaggi aziendali, ma potrebbe essere necessario aumentare l'importo quando si viaggia in alcune città internazionali.è necessario affinché i costi siano ammissibili.Potresti semplicemente desiderare entrate o potresti voler ricevute con informazioni dettagliate come il cliente a cui il costo riguardava e perché i costi erano necessari.Potresti desiderare tutte le spese inviate su un modulo speciale.Qualunque sia la tua decisione, assicurati che queste informazioni siano chiaramente comunicate.

Inoltre, è necessario specificare le scadenze o la regolarità per l'invio delle spese per il rimborso.La politica dovrebbe comunicare cosa accadrà se questo periodo non è rispettato.Gli individui dovrebbero anche essere consapevoli di quando e come saranno rimborsati.