Cos'è un libro mastro della città?

Un libro mastro cittadino, chiamato anche registro della casa, è un metodo di contabilità degli hotel per monitorare le transazioni non guidate.La contabilità dell'hotel è divisa in operazioni sul front-office e sul back-office.Il front-office si occupa in genere degli ospiti registrati e registra le loro transazioni al registro degli ospiti.Il denaro che l'hotel manegge che non è attribuibile a un ospite attualmente registrato diventa parte del libro mastro della città ed è gestito dal dipartimento contabile del back office.

I sistemi contabili utilizzano i registri per raccogliere account correlati.Un libro mastro della città è una raccolta di conti correlati che tiene traccia del denaro che un hotel non fa parte di una transazione associata a un ospite attualmente registrato.Alcuni hotel usano una terminologia diversa per il libro mastro della città, chiamandolo il libro mastro della casa o il libro mastro non Guest.Qualunque cosa il libro mastro possa essere chiamato, tuttavia, la funzione tende ad essere la stessa nei sistemi di contabilità alberghiera standard. I registri della città in genere contengono almeno quattro account.Il primo tipo di account è impostato per individui e aziende che utilizzano l'hotel per riunioni ed eventi.Il denaro raccolto da questi tipi di clienti viene elaborato dal reparto contabilità degli hotel, anziché dalla reception.Di solito, questi clienti ricevono una fattura mensile o una fattura che descrive in dettaglio le spese associate all'evento, piuttosto che le spese da un soggiorno in hotel.I matrimoni, le conferenze, i seminari e le riunioni di gruppo sono esempi di eventi che sarebbero monitorati da questo account nel libro mastro della città.

In questa stessa nota, il secondo tipo di account gestisce le transazioni per i dirigenti in viaggio.Se un'azienda ha un conto aperto con l'hotel che consente a uno qualsiasi dei dipendenti della compagnia di rimanere mentre sono in città, le transazioni sono registrate nel libro mastro come conto della casa di compagnia.Il dipartimento contabile in genere fattura la società mensilmente per gli addebiti generati.

Un altro account di contabilità cittadino funge in genere come conto di detenzione di carte di credito.Quando un ospite utilizza una carta di credito per effettuare il pagamento, l'importo viene trasferito dal registro degli ospiti al libro mastro della città mentre l'hotel attende che la società della carta di credito rilasci il pagamento.Ciò riflette il fatto che l'ospite non alloggi più in hotel, quindi l'account aperto non può rimanere con la reception.Una volta che l'ospite se ne va, il dipartimento di contabilità degli hotel è responsabile di assicurarsi che la società della carta di credito commetta il pagamento.

Gli ospiti che non riescono a risolvere le loro fatture quando escono hanno anche gli importi trasferiti su un conto nel libro mastro della città.Il dipartimento contabile diventa responsabile dell'avvio dei procedimenti di raccolta contro la persona o del seguito secondo necessità.Ciò garantisce che il dipartimento alberghiero che sia più in grado di gestire un processo di raccolta sia assegnato all'attività.