Cos'è un promemoria di debito?

Conosciuta anche come nota di debito, una nota di debito è un tipo di documento contabile utilizzato per identificare un importo addebitato a un account cliente.In alcuni casi, il promemoria è un documento interno che consente di mantenere una registrazione di addebiti e account che non sono stati ancora fatti fatturati.Altre volte, un memo di debito svolge una funzione simile a quella di una fattura, consentendo al cliente di utilizzare il documento come base per l'invio di un pagamento.

Se utilizzato come documento interno, è possibile utilizzare un memo di debito per applicare addebiti a un account cliente che non è stato ancora fatturato.Ciò può includere l'attuale utilizzo che si è verificato dall'ultima dichiarazione di fatturazione.Una volta iniziato il processo di preparazione di una fattura per il periodo chiuso più recente, tutti i memo creati dall'ultima data di chiusura verranno utilizzati come documentazione per supportare gli elementi di linea sulla nuova fattura.Mentre in passato il promemoria di debito è stato mantenuto solo come copia cartacea, alcuni sistemi software di contabilità oggi consentono la creazione di un promemoria elettronico a cui è possibile accedere e utilizzare i dettagli su una fattura dei clienti.

Come documento sostitutivo per una fattura, la memo di debito può essere utilizzata come mezzo per regolare il saldo dovuto su un conto quando un addebito precedentemente sostenuto viene lasciato fuori da tal senso per qualche motivo.Ad esempio, se i prezzi speciali si estendono a un cliente tramite un contratto dovrebbero scadere e i dettagli nel sistema di fatturazione non vengono aggiornati, è possibile che un periodo di fatturazione venga fatturato ai tassi più vecchi e non più applicabili, piuttosto cheTariffe standard per i beni e i servizi forniti.In questo caso, la società può scegliere di emettere un promemoria di debito e inoltrare una copia al cliente, adeguando il saldo dovuto su tale fattura e chiedendo che il resto del pagamento venga offerto in un determinato periodo di tempo.

Proprio come una nota di credito viene spesso utilizzata per effettuare un qualche tipo di adeguamento nel saldo dovuto sul conto del cliente rimuovendo una parte delle spese accumulate, un memo di debito può essere utilizzato come meccanismo per l'aggiunta di addebiti che sono stati determinatifare domanda per quel cliente.Il dettaglio effettivo sul memo varierà in base alle politiche aziendali e alla seguizione da vicino generalmente accettate, ma è probabile che il documento includa tutte le informazioni necessarie per creare eventualmente un elemento di linea su una fattura.Inoltre, i dettagli del memo di addebito saranno sufficienti per tracciare la storia della transazione dal momento in cui l'accusa è sostenuta fino alla data della fatturazione.