Cos'è una separazione dei doveri?

La separazione dei doveri è l'uso di più personale per svolgere compiti per limitare le possibilità di frode, furto ed errori.Rompendo un'attività nei componenti gestiti da diversi membri del personale, un'azienda può prevenire attività indesiderate ed esercitare migliori controlli di qualità.Questo può essere impegnativo in una piccola azienda in cui il personale può essere troppo limitato, ma in grandi aziende può essere una parte fondamentale di un programma di sicurezza.In alcune regioni, le leggi impongono specificamente la separazione dei doveri per compiti sensibili;In un esempio particolarmente importante, il capitano di una nave non può lanciare missili da crociera senza seguire una catena di comando molto specifica e separata.

In un posto di lavoro in cui viene utilizzata la separazione dei doveri, le attività vengono suddivise in tre diverse fasi.Nella prima fase, qualcuno deve approvare un'attività, come l'emissione di un computer a un nuovo membro del personale o la generazione di stipendi.Nella seconda fase, qualcuno deve effettivamente eseguire l'attività;Un membro del dipartimento informatico fornisce un computer al membro del personale, ad esempio, e il personale segnala.Infine, il terzo componente prevede il controllo per assicurarsi che l'attività sia stata eseguita in modo appropriato.

La separazione dei doveri richiede un membro del personale diverso in ciascun punto.I membri del personale responsabile delle autorizzazioni non possono effettivamente svolgere attività, limitando così le possibilità in cui i dipendenti potrebbero prendere la propria iniziativa per fare cose come raccogliere fondi dall'azienda.Mantenere l'auditing separata significa che prima di autorizzare un'attività, un dipendente deve assicurarsi che sia appropriato, poiché il revisore lo segnalerà in caso di problemi.Allo stesso modo, separare i revisori e le persone che completano compiti significa che un membro del personale separato indaga sulle affermazioni di compiti completati in modo improprio e audit periodicamente le prestazioni delle attività per assicurarsi che nessun membro del personale si svolga al di fuori della portata delle loro funzioni. Per la contabilità, la separazione dei compiti ècritico.Ciò limita le possibilità di frode finanziaria e fornisce anche un meccanismo per la cattura di errori;La persona che taglia le buste paga, ad esempio, potrebbe chiedere conferma su un controllo insolitamente grande o piccolo.La manutenzione dell'integrità contabile è importante per le aziende di tutte le dimensioni e la separazione delle attività rende più facile controllare e controllare il sistema contabile.

Questo è anche importante per la sicurezza generale, la sicurezza e le prestazioni.La separazione dei doveri svolge un ruolo sul pavimento della fabbrica, nelle operazioni militari e in attività come la sicurezza delle informazioni.Se un'azienda ha situazioni in cui una sola persona potrebbe fare qualcosa e assicurarsi che non sia rilevata, ciò rappresenta una minaccia per la sicurezza e richiede una valutazione per vedere se è possibile mettere in atto separazione dei doveri.