Cos'è un piano responsabile?

Un piano responsabile è un meccanismo per rimborsare i dipendenti che sostengono spese relative al lavoro.Se il piano viene amministrato correttamente, viene gestito in modo speciale per le tasse.Per i datori di lavoro e i dipendenti, vi sono distinti vantaggi nella creazione di rimborsi nell'ambito di un piano responsabile.È importante essere consapevoli, tuttavia, che le spese richieste ai sensi del piano siano soggette a controllo, poiché le autorità fiscali sono diffidenti nei confronti delle spese aziendali utilizzate per le detrazioni fiscali.

Ai sensi di un piano responsabile, quando i dipendenti spendono denaro per le forniture relative al lavoroe le attività e il datore di lavoro li compensa, il denaro non è considerato parte del reddito dei dipendenti e il dipendente non paga le tasse su di esso.Il datore di lavoro tratta le spese come una detrazione fiscale.Per entrambe le parti, questo accordo può essere molto utile.Senza un piano responsabile, il datore di lavoro dovrebbe trattare i rimborsi come salari a fini fiscali e il dipendente dovrebbe pagare le tasse su di essi.

Devono essere presenti tre caratteristiche affinché qualcosa sia un piano responsabile.Il primo è che i dipendenti devono essere rimborsati per le spese consentite.Pagare per una camera d'albergo durante una conferenza sarebbe un esempio di spesa commerciale legittima.L'acquisto di biglietti per un gioco mentre alla conferenza, tuttavia, non conterebbe in base al piano responsabile se non fosse richiesto il gioco per un motivo di lavoro.

Deve esserci anche un metodo per la registrazione e la segnalazione delle spese nell'ambito del piano responsabile.Ciò include l'invio di entrate e dichiarazioni di spese attentamente documentate, il chilometraggio di registrazione, la produzione di dichiarazioni con carta di credito per dimostrare quale carta di credito è stata utilizzata per pagare una spesa e così via.Infine, se i datori di lavoro vengono forniti rimborsi in eccesso, come ad esempio se a un dipendente viene data in anticipo in contanti per un viaggio, il denaro extra deve essere restituito in modo tempestivo.La documentazione mantenuta dal dipendente dovrebbe dimostrare che i fondi erano rimanenti.

In sostanza, il piano di spese vive segue le stesse regole che le persone devono seguire quando si prendono detrazioni per le spese che sostengono personalmente.Le spese devono essere legittime e documentate, con una chiara scia di informazioni che mostra dove, quando, come e perché il denaro è stato speso.Le autorità fiscali possono scegliere di controllare queste informazioni e possono decidere che alcune delle spese richieste non sono legittime e non avrebbero dovuto essere classificate nell'ambito del piano responsabile.Le persone possono evitare problemi di scartoffie e ridurre il rischio di audit consultando un contabile per scoprire di più sulle spese consentite.