Cos'è un acquisto di emergenza?

Un acquisto di emergenza è uno che deve essere effettuato per ridurre il rischio di perdita di vite umane o di proprietà associata a un evento imprevisto.In situazioni di emergenza, le normali regole di acquisto possono essere sospese per consentire alle persone di accedere alle merci o ai servizi di cui devono mitigare immediatamente l'emergenza.In genere devono inviare documentazione per supportare l'acquisto, con informazioni specifiche sulla situazione, sulla necessità e sul fornitore che alla fine ha fornito i materiali necessari.La revisione potrebbe in seguito determinare che la situazione non si è qualificata per una gestione speciale.

In circostanze convenzionali, gli acquisti sono strutturati in un budget.Per gli acquisti importanti, è necessario lo shopping di confronto o la sollecitazione delle offerte.Un college, ad esempio, chiede offerte di diverse società idrauliche per determinare quali possono soddisfare al meglio le sue esigenze e assegna un contratto al meglio.Se si verifica un'emergenza idraulica, come un'improvvisa interruzione che minaccia di inondare un edificio o rilasciare rifiuti nel campus, il college può eludere questo processo con un acquisto di emergenza per risolvere il problema.

L'acquisto deve contribuire direttamente a una risoluzione rapidadi emergenza.Assumere un idraulico per correggere un'interruzione è consentito, ad esempio, mentre il pagamento di una società di pulizia del tappeto potrebbe non essere considerata un'emergenza.Le richieste per effettuare acquisti di emergenza possono essere negate se il problema era prevenibile o prevedibile.Un dipartimento di tecnologia dell'informazione, ad esempio, dovrebbe avere in programma di sostituire le attrezzature obsolete, insieme ai backup per guasti di emergenza.In caso contrario e la rete è minacciata, l'emergenza è stata creata per negligenza e potrebbe non qualificarsi per un acquisto di emergenza.

I protocolli accurati vengono generalmente messi in atto per definire e monitorare gli acquisti di emergenza.L'obiettivo è prevenire situazioni in cui le persone usano questo metodo di ultima risorsa per soddisfare le esigenze di base.Un acquisto di emergenza può essere più costoso, soprattutto se è correlato a un disastro più grande delle esigenze immediate dell'organizzazione.In un uragano, ad esempio, i generatori possono diventare estremamente costosi e le aziende che devono acquistarli per continuare i servizi spenderanno più di quanto avrebbero acquistato in anticipo un generatore per prepararsi alle emergenze.

possono essere utilizzati moduli di autorizzazione specialiPer un acquisto di emergenza.La forma spiega la natura della situazione, definisce l'emergenza e fornisce giustificazione per mostrare come la spesa era necessaria.Potrebbe essere necessario firmare un supervisore o capo del dipartimento, indicando che è stato rivisto e approvato.I contabili con preoccupazioni possono richiedere un audit e possono raccomandare attività come una migliore pianificazione delle emergenze in futuro per impedire che tali situazioni si svolgano di nuovo.