Cos'è la contabilità automatizzata?
La contabilità automatizzata è un approccio al mantenimento dei record contabili aggiornati con l'aiuto del software di contabilità.Il software aziendale di questo tipo è spesso configurato per consentire una facile pubblicazione incrociata di crediti e debiti, eliminando la necessità di inserire più pubblicazioni per mantenere i record contabili in conformità con i principi contabili generalmente accettati.Molti dei sistemi di contabilità automatizzati più popolari possono essere adattati per soddisfare le esigenze dell'azienda che acquista il software, consentendo di creare report personalizzati e utilizzare i formati di report standard inclusi nel pacchetto software.
Il processo di contabilità automatizzata può risparmiare molto tempo durante la pubblicazione di crediti e addebiti.Piuttosto che dover fare voci in libri diversi, come è comune con metodi più tradizionali, la maggior parte dei pacchetti software di contabilità sono strutturati per consentire l'ingresso manuale della transazione in un campo su una pagina.Da lì, il software mette automaticamente la transazione con tutti gli altri record pertinenti all'interno del pacchetto software.Una volta immessa la transazione, i dati verranno inclusi in qualsiasi rapporto generato strutturato per coprire la data di tale voce.
Insieme a semplificare il processo di inserimento manualmente dei dati in un sistema di contabilità automatizzato, molti pacchetti software di contabilità possono essere collegatiai conti di carta di credito e bancari.Utilizzando l'interfaccia integrata nel software, i pagamenti possono essere rimessi ai fornitori e applicati automaticamente al conto del fornitore e al numero di fattura appropriati all'interno dei record contabili.Allo stesso tempo, i clienti possono rimettere un pagamento online tramite collegamenti che il sistema include con eventuali fatture elettroniche distribuite a tali clienti.Utilizzando il collegamento per inviare il pagamento, il software riceve automaticamente il pagamento, lo pubblica sul conto del cliente corretto e sul numero di fattura, quindi instrada il pagamento sul conto bancario specificato dall'utente finale.
Oggi, la contabilità automatizzata è considerata una componente di base della maggior parte della pianificazione delle risorse aziendali o delle strategie ERP.Le caratteristiche sicure e i risparmi di tempo possono aumentare notevolmente l'efficienza del team di contabilità.Inoltre, il software di contabilità include funzionalità che consentono la generazione e la distribuzione delle fatture elettroniche ai clienti è uno strumento estremamente efficiente.L'uso di tali funzionalità consente di ricevere pagamenti in un breve periodo di tempo, sia perché il cliente è in grado di approvare il pagamento e inviare un assegno in meno tempo o perché usa la possibilità di inviare un pagamento elettronico.In entrambi gli scenari, la società beneficia di un aumento delle ricevute sui suoi crediti in breve tempo, dando all'azienda l'accesso a più contanti in mano per gestire l'operazione quotidiana.