Cos'è la fatturazione automatizzata?
La fatturazione automatizzata è un'azione in cui la fatturazione per beni e servizi si verifica senza la necessità di preparare la fattura a mano.Molti sistemi di fatturazione di questo tipo forniscono la possibilità di generare e inviare copie elettroniche delle fatture ai clienti.L'uso di questo tipo di software di fatturazione consente di gestire il processo di fatturazione con maggiore efficienza, risparmiando l'azienda sia tempo che denaro.
Esistono diverse funzionalità comuni al software di fatturazione automatizzato.Nella maggior parte dei casi, il software è progettato per consentire la creazione di profili dei clienti che contengono tutti i dati necessari per preparare accuratamente la fattura.Questi dati includeranno il nome del cliente, l'indirizzo di fatturazione, il contatto di fatturazione e un indirizzo e -mail se la fattura deve essere inviata elettronicamente.Nella maggior parte dei casi, il programma di fatturazione automatizzato raccoglierà dati da altre fonti che hanno a che fare con l'utilizzo dei clienti o consentirà l'ingresso manuale degli ordini una volta adeguati.I processi all'interno del sistema di fatturazione applicano quindi le tariffe adeguate per ciascun ordine e creano una fattura.
A seconda di come è configurato il sistema di fatturazione automatizzato, la fattura può essere stampata, insieme a una busta di accompagnamento, immediatamente dopo la generazione della fattura.Tuttavia, è possibile impostare il software in modo che le fatture vengano automaticamente stampate in un momento specifico del giorno.Esistono anche alcuni esempi di software che spingeranno i macchinari a piegare la fattura, inserirla in una busta pre-indirizzo e sigillare l'involucro.Quando l'e -mail viene utilizzata come mezzo di consegna, il sistema può accelerare la consegna immediatamente dopo aver generato la fattura o gestire il processo di posta elettronica in un momento specifico del giorno, un approccio che consente agli imprenditori di esaminare fatture prima di essere inviate.
I sistemi di fatturazione elettronica di questo tipo a volte includono la possibilità di ricevere e applicare pagamenti a fatture in sospeso.Ad esempio, le fatture e -mail possono contenere un collegamento incorporato che consente al cliente di effettuare immediatamente il pagamento dopo aver ricevuto e esaminato la fattura.Invece di richiedere a una persona di ricevere il pagamento e inserirlo manualmente nel database dei crediti, il software riconosce il pagamento, lo applica al numero di fattura appropriato e deduce tale importo dal saldo del conto cliente.
La fatturazione automatizzata funziona molto bene con situazioni in cui un cliente ha un ordine permanente o c'è un pagamento ricorrente che deve essere richiesto su base settimanale o mensile.Con questa applicazione, il sistema può essere configurato per generare automaticamente fatture in piedi o ricorrenti ai clienti appropriati, eliminando così la necessità di uno o più dipendenti di trascorrere ore in questo compito ripetitivo.Il risultato finale è che il personale può essere utilizzato per diverse funzioni, consentendo alla giornata lavorativa di essere più produttivo e quindi efficiente in termini di costi.
L'uso della fatturazione automatizzata è comune oggi con aziende di tutte le dimensioni.I tipi di business che vanno dalle telecomunicazioni ai negozi di vendita al dettaglio online beneficiano dell'uso di questi tipi di software.Salvando il tempo e le risorse dell'azienda, le aziende sono in grado di mantenere le spese più basse e quindi rimangono più competitive.