Cos'è il rimborso dei dipendenti?

A volte è necessario per un dipendente sostenere determinate spese al fine di condurre affari su base giornaliera.A volte è necessario guidare un veicolo personale per eseguire commissioni aziendali o effettuare chiamate di vendita, ma può essere una spesa costosa se un membro del personale deve pagarlo da solo.Di tanto in tanto, le persone potrebbero anche aver bisogno di acquistare forniture per uffici o raccogliere materiali per una campagna o un progetto e utilizzare fondi personali per pagare gli articoli.Quando si verificano questi tipi di spese, la maggior parte delle aziende offre un rimborso dei dipendenti.

Oltre agli acquisti di attività tangibili, le spese di viaggio locali sono spesso incluse in un rapporto di spesa per il rimborso dei dipendenti.Il risarcimento per il chilometraggio, le spese di parcheggio e le spese simili di solito si qualificano.Allo stesso modo, anche i viaggi fuori città legati al business vengono spesso rimborsati.Includi come biglietto aereo, corse di taxi, mance, costi di auto a noleggio, alloggi in hotel e ristoranti nei ristoranti possono essere tutti coperti dal piano di compensazione dei datori di lavoro. I membri del personale dovrebbero renderlo in grado di comprendere la politica di rimborso dei dipendenti prima di spendere qualsiasidei loro soldi, tuttavia.Un'azienda di solito ha criteri specifici in atto che delineano quali spese un imprenditore è disposto a coprire.Molte spese devono essere approvate in anticipo per impedire alle persone di effettuare acquisti non autorizzati, come un nuovo banco di uffici, e quindi aspettarsi che un'azienda paghi.

Poiché gli imprenditori di solito fissano budget interni, gli articoli costosi che non sono autorizzati possono effettuare un enorme onere per le finanze di compagnia.Le persone che non seguono le politiche di rimborso dei dipendenti sono probabilmente diminuite le loro richieste di rimborso.Lo stesso può anche essere vero per eccessive spese telefoniche o altri costi che superano un'indennità accettabile.

Alla fine di ogni mese, i membri del personale sono generalmente tenuti a fornire ai propri manager i rapporti di spesa completati.Questa forma standardizzata è il luogo in cui un individuo elenca in genere tutte le spese aziendali che ha sostenuto durante il mese.Dovrebbe includere il motivo dell'esborso finanziario e di eventuali numeri di lavoro associati o altri indicatori quando si riferisce a un cliente o progetto specifico.

Tutte le ricevute corrispondenti raccolte durante il mese devono essere allegate alla richiesta di rimborso dei dipendenti.Inoltre, qualsiasi autorizzazione scritta dovrebbe essere presentata anche per la verifica delle spese pre-approvate e legittime.Prima di consegnare rapporti e ricevute, è saggio per i membri del personale fare copie di tutto nel caso in cui i documenti dei datori di lavoro siano mai persi o fuori luogo.