Cos'è la gestione del portafoglio di progetto?

A differenza della tradizionale gestione del progetto, che si concentra solo su ogni singolo progetto di un'azienda, la gestione del portafoglio di progetti (PPM) considera l'intero progetto di un'organizzazione.PPM è quindi l'analisi controllata e il coordinamento dei progetti di un'azienda.Con l'uso di strumenti, software e processi, PPM spesso consente l'allocazione delle risorse e il sequenziamento ottimale dei progetti.Può anche analizzare i più grandi rendimenti a un'azienda identificando quei progetti più significativi.In definitiva, la gestione del portafoglio di progetti può incorporare tutti gli obiettivi aziendali di un'organizzazione e ridurre l'incidenza di progetti sovrapposti o drenati alle risorse.

Project Portfolio Management (PPM) è l'analisi e il controllo coordinati dei progetti di un'azienda.Sebbene considerato da molti professionisti delle imprese pertinenti alla tecnologia dell'informazione, PPM può essere implementato con successo dalla maggior parte dei settori.Le aziende spesso intraprendono più progetti contemporaneamente che possono limitare risorse come denaro, tempo, persone e capacità.Un probabile obiettivo del progetto e della gestione del portafoglio è quello di allocare tali risorse per aiutare l'azienda a trarre il massimo profitto.PPM può anche aiutare i manager a determinare il mix e il sequenziamento ottimale dei progetti proposti considerando i fattori del mondo reale.

Quando le organizzazioni intraprendono progetti, spesso si impegnano a livelli sostanziali di investimento.La gestione del portafoglio di progetto è talvolta paragonata alla gestione del portafoglio in quanto entrambi richiedono la supervisione degli investimenti.PPM spesso consente ai manager di ottimizzare, bilanciare e perfezionare continuamente i loro portafogli, ottenendo così maggiori rendimenti riducendo al contempo il rischio complessivo.

Strumenti specifici, applicazioni software e processi spesso forniscono le basi per la gestione del portafoglio di progetto.Ad esempio, l'uso di alberi decisionali con nodi di ramificazione può dettagliare ogni potenziale progetto in relazione al budget di un singolo portafoglio.È probabile che i manager utilizzino tali informazioni per decidere quali progetti possono e non possono essere offerti.Un altro strumento può costruire una visione circolare centralizzata dei progetti in base ai quali progetti malsani, di basso valore o duplicati sono relegati all'esterno del cerchio.I membri del team di gestione del progetto possono quindi calcolare i rendimenti stimati sugli investimenti per tutti i progetti e pubblicare un'istantanea delle prestazioni anticipate del portafoglio per valutare quali progetti sono più significativi.

Le varie misurazioni e strategie offerte da PPM possono aiutare i manager a raggiungere obiettivi aziendali specifici.Ad esempio, piuttosto che concentrarsi solo sul marketing e lo sviluppo del progetto, i principi di PPM incorporano di solito ulteriori fattori cruciali come il finanziamento, la domanda di clienti e il consumo delle risorse dell'azienda.Pertanto, la decisione di investire e i processi per procedere con un progetto possono riflettere i confronti dei benefici con i costi.

Un'altra chiara caratteristica di PPM è la sua capacità di valutare e dare priorità ai progetti.Ogni progetto selezionato da un'azienda deve essere spesso valutato in termini di valore aziendale e aderenza alla politica.Man mano che le capacità di sensibilizzazione aziendale di un'azienda si espandono, probabilmente anche il suo portafoglio crescerà.Pertanto, la gestione del portafoglio di progetti spesso aiuta le aziende a rifiutare i compiti che drenano le risorse e accettano progetti che hanno senso in termini di tempo e denaro.

Mentre la conoscenza delle prestazioni individuali di ciascun progetto è importante, l'impatto di ogni progetto sul portafoglio stesso è ugualmente importante.È quindi probabile che un project manager determinisca come ciascun progetto contribuisce al raggiungimento generale del portafoglio, se un progetto può indurre un impatto negativo sui progetti a venire e quali progetti nel portafoglio dipendono da altri.Lavorare a questo livello può richiedere il riepilogo dei dati chiave per evitare il sovraccarico di informazioni.La gestione del portafoglio di progetto può quindi fornire una sYnopsis di prestazioni e progressi, nonché una misurazione delle stime rispetto ai costi effettivi.

I processi di gestione del portafoglio di progetti sono spesso considerati preziosi durante i periodi di difficoltà economiche, ma alcune aziende implementano queste strategie come pratiche quotidiane.Senza PPM, un'organizzazione può sperimentare progetti sovrapposti o ridondanti, progetti che lavorano a scopi incrociati o quelli che non sono allineati con le strategie aziendali.È probabile che si verifichino tali insidie perché ogni progetto può avere un bell'aspetto sulla carta, ma i valori reali potrebbero non essere visibili fino a quando non sono analizzati con strumenti guidati dai risultati.