Quali sono i migliori consigli per l'archiviazione e -mail?

e-mail o e-mail, abbreviazione per posta elettronica , è il nome per i messaggi di testo inviati su Internet e raccolti dall'utente online o scaricato tramite un client di posta utilizzando la tecnologia push o pull, a seconda del dispositivo e del programma che ricevei messaggi.L'archiviazione si riferisce a un piano di stoccaggio in cui gli articoli sono disposti in modo logico e accessibile.Può anche fare riferimento alla creazione di una copia di backup del materiale.L'archiviazione e -mail si riferisce a un sistema di archiviazione metodica per e -mail che lo rimuove dal server e lo supporta in modo sicuro.

La cosa migliore da fare prima per quanto riguarda l'archiviazione e -mail è considerare le tue opzioni.Decidi se è sufficiente far archiviare le tue e -mail nel cloud o se ne hai bisogno archiviati sulla tua macchina o nella copia cartacea.Forse un certo materiale deve essere stampato, mentre altro materiale può rimanere in forma elettronica.Se le e -mail devono essere archiviate sulla macchina, decidi se eseguirai un backup su un disco rigido esterno e anche se è necessario salvare qualcosa in un modulo diverso dal formato file del tuo client di posta, ad esempio, salvato in PDFFormato file.

Generalmente il secondo passo nella creazione di un sistema di archiviazione e -mail è quello di creare una gerarchia di cartelle di archiviazione all'interno del tuo client di posta elettronica.Nel fare ciò, potresti separare la posta elettronica personale dalle e -mail aziendali e assicurarti che le cartelle dovrai accedere più frequentemente a raggiungere.Tieni presente che le cartelle possono essere riorganizzate e rinominate, quindi una volta completato un progetto che era la massima priorità, potresti voler avere un modo per archiviarlo all'interno del sistema di cartelle, come metterlo in una cartella chiamata "Completed Projects" conl'anno.Considera se la creazione di filtri per ordinare la posta in arrivo direttamente nelle cartelle ti servirà bene: alcune persone giurano da questa funzione;Altri non lo usano mai.

Uno dei migliori suggerimenti per l'archiviazione e -mail è eliminare e -mail indesiderate immediatamente dopo la ricevuta o vederlo nella tua casella di posta.Questo può farti risparmiare tempo perché non dovrai mai rivederlo e aiutare a impedire al materiale non necessario di raggiungere l'archivio, dove dovrebbe essere immagazzinato solo materiale di valore.In alternativa, se ti si adatta meglio, puoi fare una cancellazione di massa prima di archiviarsi.Potresti essere in grado di impostare il tuo client di posta per quando la posta deve essere eliminata dal server, ma periodicamente, è una buona idea visitare il tuo sito Web ISP, vedere cosa è effettivamente sul server e cancellare, se necessario.Se abbastanza spazio del server vuoto, puoi scegliere di lasciare e -mail importanti lì come archivio aggiuntivo.

In situazioni aziendali, rispettando le normative, la sicurezza ed efficienza sono elementi chiave per prendere la decisione di archiviazione e -mail.L'archiviazione e-mail aziendale può essere gestita da applicazioni software fatte a tale scopo e con funzionalità realizzate per affrontare i problemi specifici del business.Questi includono la possibilità di gestire il percorso della carta virtuale ed eliminare i messaggi che non sono più necessari.