Cos'è una copia morbida?

Una copia soft è una copia elettronica di un documento.Contrasta con una copia cartacea, un documento stampato su carta o un altro mezzo.Le copie morbide sono facili da trasferire, distribuire, condividere e manipolare mdash;Tutti i potenziali svantaggi o vantaggi, a seconda del documento coinvolto.Possono anche essere utilizzati per generare copie concrete, stampando una copia del documento.Molti uffici senza carta o bassi si basano fortemente su copie morbide per la comunicazione e la condivisione di informazioni.

Le copie morbide possono essere in genere aperte in una varietà di programmi di elaborazione delle testi.Per una maggiore sicurezza, un documento può essere salvato in un formato solo lettura.Ciò consentirà alle persone di vederlo, ma non di cambiare la copia soft.Nei casi in cui le persone sono preoccupate che i dati vengano modificati o manipolati da persone che hanno accesso al file, questo può essere utile.Alcuni programmi mantengono anche i registri delle modifiche, consentendo alle persone di tenere traccia delle modifiche apportate al documento, riportarle se si desidera riportare il documento in un punto precedente.

Le persone con copie morbide possono inviarle via e -mail, trasferirle su una rete o inserireloro su un disco rigido portatile da condividere.Questa varietà di tecniche per la distribuzione può essere utile e può consentire agli uffici di eliminare le spese come macchine per fax e corrieri.Le copie morbide non hanno generalmente la stessa posizione legale delle copie concrete a causa del potenziale alterazione, ma possono essere utilizzate per la maggior parte delle attività in un ufficio, comprese cose come l'invio di bozze di copie morbide di un contratto avanti e indietro per il montaggio e l'approvazione, con le persone che rivedono attentamente la copia cartacea prima di firmare per assicurarsi che contenga le modifiche che desiderano.

Le copie morbide possono essere utilizzate anche per cose come presentazioni, con le persone che distribuiscono il documento elettronicamente in modo che tutti ne abbiano una copia o lo visualizzinouno schermo in una presentazione o un evento.La capacità di apportare modifiche all'ultimo minuto può essere utile per le persone che vogliono tempo per perfezionare le loro presentazioni e che potrebbero aver bisogno di apportare modifiche all'ultimo minuto per accogliere informazioni mutevoli e altri problemi.Gli insegnanti spesso archiviano materiali in classe in forma di copia soft in modo che possano cambiarli prontamente e riutilizzarli per le lezioni.

Per gli uffici in cui lo spazio è una considerazione importante, andare del tutto o per lo più elettronico può conferire benefici significativi.Le persone possono rivedere i materiali in copia morbida ed evitare la generazione di grandi volumi di carta che richiederanno la conservazione.Se la sicurezza è una preoccupazione, è possibile stabilire misure di sicurezza elettroniche per fornire più protezione possibile alle copie morbide.Ciò può includere strumenti come backup remoti per salvare copie in caso di incendi, virus e altri problemi.