Che cos'è un gabinetto elettronico?

Un gabinetto elettronico può essere un riferimento metaforico a un sistema di archiviazione di documenti e altre informazioni su un mezzo elettronico come un disco rigido del computer, oppure può fare riferimento a un software reale che aiuta a creare e mantenere record elettronici.Molte volte, un gabinetto elettronico viene definito un modo per archiviare digitalmente documenti fisici per aumentare l'efficienza della ricerca dei documenti o per ridurre al minimo lo spazio necessario per i registri fisici.L'uso di un sistema di archiviazione elettronico può consentire a più utenti di accedere a informazioni contemporaneamente senza affollarsi davanti a un gabinetto fisico e può anche rendere le informazioni che contiene disponibili in remoto tramite connessioni di rete.

Non esiste una singola definizione di ciò che un file elettronico di filein realtà è;Invece, il termine si riferisce generalmente all'utilizzo dell'archiviazione elettronica in modo da approssimare un gabinetto fisico.A un livello molto semplice, una singola directory sul disco rigido del computer che contiene alcuni documenti o altri file è tecnicamente un gabinetto elettronico, poiché i file sono separati, indicizzati e talvolta ricercabili attraverso le funzionalità del sistema operativo.Un sistema di deposito elettronico molto avanzato potrebbe utilizzare un sistema di gestione del database relazionale (RDBMS), essenzialmente consentendo agli utenti di classificare ogni informazione all'interno di un framework che può quindi cercare o ricordare le informazioni in un modo specifico.

Ci sono molte opzioni disponibiliQuando si utilizza un mobile elettronico che un gabinetto fisico non può fornire.L'intero archivio, a seconda delle dimensioni, può essere copiato su un dispositivo digitale o un disco compatto (CD), consentendo che venga eseguito il backup, il trasferire o il trasferimento facilmente.Può anche essere reso disponibile tramite una rete in modo che più utenti possano accedervi indipendentemente dalla posizione.Le informazioni all'interno del sistema di archiviazione elettronica possono essere protette da password o crittografate per ulteriore sicurezza.In alcuni casi, i documenti all'interno di un sistema elettronico possono essere facilmente cercati per determinate parole chiave, rendendo più facili da individuare alcune informazioni rispetto a un gabinetto fisico.

Alcune applicazioni che tentano di fornire un sistema di gestione completo per informazioni e documenti possono esserechiamato software elettronico di gabinetto.Questi spesso includono funzionalità e opzioni simili al database per l'accesso alla rete o la generazione di report.In alcuni casi, interi set di documenti possono essere indicizzati da un'applicazione, quindi sono facilmente esaminati attraverso un'interfaccia utente grafica (GUI).

Occasionalmente, possono sorgere alcuni problemi sull'uso di un gabinetto elettronico.Uno è che, se le informazioni vengono recuperate da fonti online, potrebbero esserci problemi di copyright nella memorizzazione dei documenti senza il permesso degli autori.Un altro problema, specialmente nei settori che hanno forti leggi sulla privacy, è che un sistema di gabinetto elettronico di base potrebbe non fornire tutti i punti di sicurezza e privacy che sono obbligati, il che significa che potrebbe essere necessario un tipo di sistema di registrazioni elettronici più intenso e specifico del settoreessere utilizzato per dati sensibili.