Cos'è il software di imaging di documenti?

Il software di imaging di documenti è un'applicazione utilizzata nella gestione dei documenti per convertire i documenti cartacei in formato digitale.Gli scanner vengono utilizzati per inserire le informazioni sul documento, quindi il software di imaging del documento in genere nomina e salva i documenti, utilizza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per renderli ricercabili e modificabili e li presenta.Il software di imaging di documenti può essere integrato con periferiche multifunzione (MFP) in modo che il software possa gestire i documenti come scansionati.

Spesso, il software di imaging di documenti include funzionalità integrate per semplificare e controllare l'editing dei documenti memorizzati.Alcune applicazioni includono la possibilità di controllare un documento per garantire che un solo utente possa modificare un documento alla volta.Il software può anche facilitare i processi di approvazione in modo che le modifiche non vengano applicate ai documenti fino a quando gli amministratori specifici non li approvi.

Il software di solito viene fornito con la propria interfaccia utente grafica per lo stoccaggio e la localizzazione di file.Le interfacce possono includere funzionalità di trascinamento e talvolta incorporare motori di ricerca simili a quelli utilizzati per cercare in Internet in modo che gli utenti possano individuare rapidamente e facilmente i file.I documenti archiviati nel software possono essere stampati, inviati via e -mail e in modo digitale.Alcuni software consentono agli utenti di annotare i documenti utilizzando funzionalità di commento integrate.

Il software di imaging dei documenti spesso include la capacità di integrare i documenti con altri programmi.I documenti possono essere salvati in formato di documenti portatili (PDF) e Microsoft I formati compatibili con Office e le immagini possono essere esportati in formati come JPEG e TIFF.I dati possono anche essere copiati e incollati in documenti di elaborazione testi e fogli di calcolo.

Molte aziende utilizzano il software di imaging di documenti per le sue funzionalità di sicurezza.Gli utenti possono essere autorizzati o negato l'accesso a determinati file in base al livello di privilegio dell'utente e i file possono essere bloccati per la modifica o le modifiche possono richiedere l'approvazione prima di essere applicati ai documenti.Oltre a fornire sicurezza controllando l'accesso e la modifica dei documenti, il software di imaging documentazione fornisce sicurezza aziendale perché i file digitali, a differenza dei documenti cartacei, possono essere eseguiti facilmente e regolarmente.Ciò consente alle aziende di proteggere i documenti in caso di eventi catastrofici come Fire o Flood.

Anche il software di imaging digitale ha molti altri vantaggi.Oltre a fornire una maggiore sicurezza, i file digitali risparmiano spazio di archiviazione.I file del computer sono più facilmente accessibili e più facili da condividere rispetto ai documenti cartacei, in particolare per gruppi di lavoro grandi e dispersi.Il software che include funzionalità di archiviazione automatica può anche risparmiare costi amministrativi.Poiché la maggior parte dei documenti viene infine utilizzata elettronicamente, la presentazione e la memorizzazione in formato elettronico fornisce continuità, consolida i flussi di lavoro e risparmia tempo.