Cos'è la gestione del ciclo di vita delle informazioni?
La gestione del ciclo di vita delle informazioni è il nome dato alle strategie e alle politiche che un'azienda utilizza per mantenere e organizzare le informazioni digitali.È la moderna evoluzione delle strategie utilizzate per gestire i dati fisici come quelli memorizzati su carta, film e altri media fisici.Un dato è sottoposto a cinque fasi di gestione del ciclo di vita delle informazioni.Si tratta di creazione, distribuzione, manutenzione, uso e disposizione.
Con la gestione del ciclo di vita delle informazioni, il movimento e l'archiviazione di un determinato dato sono controllati dal momento in cui viene creato al momento in cui cessa di essere utile.Di solito ciò si verifica in un contesto aziendale, sebbene la gestione del ciclo di vita delle informazioni possa anche essere utilizzata per mantenere i dati per il governo o altri scopi.La politica di gestione del ciclo di vita delle informazioni di un'azienda è dettata dagli obiettivi generali dell'organizzazione ed è strettamente legata alle sue politiche generali sulla tecnologia dell'informazione.
Il processo inizia con la creazione o la ricezione di una nuova informazione.I dati possono essere creati internamente, come quando un contabile prepara un budget per l'organizzazione, oppure possono essere ricevuti da qualcuno al di fuori dell'azienda.Ciò può includere forme, corrispondenza o report.
Le informazioni vengono quindi distribuite.A livello interno, i dati vengono passati a lavoratori e manager della società che potrebbero averne bisogno per prendere decisioni politiche.I dati possono anche essere distribuiti esternamente a fornitori, clienti o azionisti.
Successivamente, le informazioni possono essere utilizzate per aiutare a prendere decisioni aziendali o guidare la politica dell'azienda.Durante tutto il processo di utilizzo e distribuzione, le informazioni devono essere mantenute.La manutenzione include l'archiviazione, il recupero e i trasferimenti delle informazioni.Affinché le informazioni siano utili, l'azienda deve organizzarle in una sequenza predeterminata e disporre di un sistema per la gestione.I processi per il monitoraggio dei dati mentre sono in uso fanno anche parte della fase di manutenzione.
Infine, le informazioni subiscono la disposizione.Questa è la politica stabilita per la gestione di informazioni che sono diventate meno preziose nel tempo.Tali dati sono accessibili meno frequentemente e potrebbero aver già soddisfatto i requisiti di conservazione stabiliti dalle regole del governo o dell'organizzazione.
In un sistema ben organizzato di gestione del ciclo di vita delle informazioni, i dati si spostano senza intoppi attraverso questi cinque passaggi.Un'eccezione è quando l'azienda viene coinvolta in un'azione legale.In questo caso, alcuni dati possono essere congelati o rimossi dal flusso di dati generali fino a quando la questione legale non può essere risolta.