Cos'è il software di approvvigionamento?
Esistono due tipi principali di software di approvvigionamento: appalti elettronici o gestione della logistica.Il software di approvvigionamento fa in genere parte di una soluzione di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) o pacchetto contabile.La maggior parte dei fornitori di software offre una soluzione completamente integrata che incorpora attività di acquisto nel sistema contabile.Il vantaggio di questo tipo di software è la capacità di riferire accuratamente su tutti gli impegni finanziari in qualsiasi momento.
L'approvvigionamento o l'acquisto è tutta attività che si riferisce all'acquisizione di beni e servizi da utilizzare da parte dell'azienda.Un sistema di approvvigionamento standard consente agli utenti di creare richieste di acquisto, ricevute di merci, ordini di acquisto e fatture.I rendimenti delle merci, i memo di credito e la conferma della consegna sono opzioni spesso incluse in questo tipo di software.Il miglior software di approvvigionamento include funzionalità di reporting significative, flussi di lavoro di approvazione automatizzati e monitoraggio dell'impegno.
L'approvvigionamento elettronico o l'e-e-sperimentazione è un software di approvvigionamento utilizzato per acquistare merci da altri fornitori tramite i loro siti Web.In genere, l'utente accede a una soluzione di approvvigionamento elettronico interno collegato al software di contabilità.L'utente può selezionare da un elenco di fornitori approvati e sfogliare i propri cataloghi per i prodotti.Quando si selezionano i prodotti, gli articoli sono annotati nel software di approvvigionamento elettronico.
L'utente è richiesto per assegnare gli account interni agli articoli nel carrello della spesa.Viene quindi attivato il processo di approvazione interna, in genere con e -mail automatiche o strumenti correlati.In caso di approvazione, un ordine di acquisto elettronico viene inviato al fornitore.Quando gli articoli vengono ricevuti, l'utente si registra nel sistema di approvvigionamento elettronico per elaborare la ricezione delle merci.
Il processo di fatturazione elettronica consente alle aziende approvate di presentare le loro fatture direttamente al cliente elettronicamente.La maggior parte dei sistemi ha un processo automatico per garantire che solo gli ordini ricevuti siano presentati per il pagamento.Altre aziende richiedono che ogni fattura venga esaminata e approvata manualmente prima di essere elaborate per il pagamento.
Il software di approvvigionamento elettronico ha registrato un'enorme crescita negli ultimi cinque anni e dovrebbe continuare a crescere.Sono disponibili risparmi significativi per le istituzioni che implementano l'approvvigionamento elettronico.I risparmi sono entrambi risparmi in dollari a causa del tempo ridotto per elaborare le fatture e del risparmio di dollari a causa del ridotto tempo del personale necessario per elaborare un ordine.Il software di approvvigionamento standard è un meccanismo di controllo comunemente usato per tenere traccia dell'attività di spesa e monitorare i prezzi che i fornitori stanno caricando, nonché per garantire che la politica venga seguita.