Come scrivo un foglio di copertina per fax?

Un fax è la parola gergale abbreviata per facsimile.È un documento trasmesso da una macchina per fax attraverso le linee telefoniche.A causa della natura che comprende i dati del formato fax, il foglio di copertina del fax dovrebbe essere testuale, chiaro e succintamente scritto e includere le informazioni importanti più elementari sul fax.È possibile utilizzare un programma di elaborazione testi su un computer per creare un foglio di copertina di fax personalizzato o sfruttare i numerosi modelli disponibili su Internet.

Un fax viene scansionato tramite la macchina per fax e trasmesso alla macchina per fax dei corrispondenti.Ad esempio, potresti inviare un fax a una grande azienda, in cui un certo numero di dipendenti condividono la stessa fax in ufficio.Il foglio di copertura del fax è estremamente importante, quindi, nel dettaglio chi dovrebbe ricevere il fax e riassumere il contenuto del fax.Ciò garantisce che il fax sia distribuito alla parte appropriata sull'estremità ricevente.

chiunque può scarabocchiare una nota scritta a mano su un foglio di carta e inviarlo come un foglio di copertura fax.Un foglio di copertina di fax dall'aspetto professionale, tuttavia, utilizza una macchina da scrivere o il processore di testi dei computer per digitare un foglio di copertina ordinato e organizzato.Le informazioni dovrebbero essere brevi e precise con poche o nessuna immagine o grafica estranea che ritardano il tempo di trasmissione.La parte superiore della lettera di accompagnamento sotto da parte in genere afferma le informazioni dei mittenti, come il nome, l'indirizzo, l'indirizzo e -mail, il numero di telefono e il numero di fax.Questi dati appaiono molto come l'indirizzo di ritorno su una busta, impilato con il nome dei mittenti sulla prima riga, l'indirizzo sulla seconda e la terza riga e così via.

Di seguito le informazioni sono i dati che visualizzano le informazioni sui destinatari del fax, generalmente elencati su o come destinatario.Simile alle informazioni FRIT, le informazioni del destinatario dovrebbero includere il nome completo dei destinatari, l'indirizzo, l'indirizzo e -mail, i numeri telefonici e fax, nonché qualsiasi altra informazione di contatto pertinenti.È importante includere il nome completo dei destinatari e, se possibile, altre informazioni identificative, come il dipartimento degli uffici o l'estensione.Ciò evita la confusione sul fine dei destinatari se la società ha, ad esempio, tre John Browns che lavorano nello stesso ufficio.Includere il dipartimento degli uffici e altre informazioni identificative aiutano l'ufficio a determinare in modo più accurato il destinatario e aiuta a garantire che il fax sia ricevuto dalla persona corretta senza ritardi.

Infine, la lettera di presentazione del fax dovrebbe contenere un breve riepilogo dei dettagli pertinenti inclusi nel corpo del fax.Se il fax contiene informazioni su un ordine elettronico di parti di servizio per un tosaerba, la lettera di presentazione del fax dovrebbe affermare in modo conciso che, secondo il fax e le informazioni generali.La maggior parte dei fogli di copertura fax e dei modelli consente uno spazio per queste informazioni, in dettaglio o messaggio.Le informazioni in questa sezione sono generalmente limitate a una o due frasi e dovrebbero essere il più succinte possibile.

Una volta digitato il foglio di copertura fax, stampare il foglio sulla stampante del computer.I fogli di fax sono quindi correlati con il foglio di copertura fax in cima.Quando è il momento di inviare un fax, inviare prima la lettera di accompagnamento del fax e i fogli fax dettagliati in ordine seguendo il foglio di copertina.