Come scrivo un foglio di copertina per fax?
Un fax è la parola gergale abbreviata per "facsimile". È un documento trasmesso da una macchina per fax attraverso le linee telefoniche. A causa della natura che comprende i dati del formato fax, il foglio di copertina del fax dovrebbe essere testuale, chiaro e succintamente scritto e includere le informazioni importanti più elementari sul fax. È possibile utilizzare un programma di elaborazione testi su un computer per creare un foglio di copertina di fax personalizzato o sfruttare i numerosi modelli disponibili su Internet.
Un fax viene scansionato tramite la macchina per fax e trasmesso alla fax del corrispondente. Ad esempio, potresti inviare un fax a una grande azienda, in cui un certo numero di dipendenti condividono la stessa fax in ufficio. Il foglio di copertura del fax è estremamente importante, quindi, nel dettaglio chi dovrebbe ricevere il fax e riassumere il contenuto del fax. Ciò garantisce che il fax sia distribuito alla parte appropriata sulla fine di ricezione.
Chiunque può scarabocchiare una nota scritta a mano su un foglio di carta e inviarla come un foglio di copertura per fax. Un foglio di copertina di fax dall'aspetto professionale, tuttavia, utilizza una macchina da scrivere o il processore di testi del computer per digitare un foglio di copertina ordinato e organizzato. Le informazioni dovrebbero essere brevi e precise con poche o nessuna immagine o grafica estranea che ritardano il tempo di trasmissione. La parte superiore della lettera di accompagnamento sotto "da" afferma in genere le informazioni del mittente, come il nome, l'indirizzo, l'indirizzo e -mail, il numero di telefono e il numero di fax. Questi dati appaiono molto come l'indirizzo di ritorno su una busta, impilato con il nome del mittente sulla prima riga, l'indirizzo sulla seconda e la terza riga e così via.
Sotto le informazioni "da" sono i dati che visualizzano le informazioni del destinatario fax, generalmente elencate come "a" o come "destinatario". Simile alle informazioni "da", le informazioni "destinatario" dovrebbero includere il nome completo, l'indirizzo, l'indirizzo e -mail, il telefono e il fax del destinatario del destinatarioMBERS e qualsiasi altra informazione di contatto pertinenti. È importante includere il nome completo del destinatario e, se possibile, altre informazioni identificative, come il dipartimento degli uffici o l'estensione. Ciò evita la confusione alla fine dei destinatari se la società ha, ad esempio, tre John Browns che lavorano nello stesso ufficio. Includere il dipartimento degli uffici e altre informazioni identificative aiutano l'ufficio a determinare in modo più accurato il destinatario e aiuta a garantire che il fax sia ricevuto dalla persona corretta senza ritardi.
Infine, la lettera di presentazione del fax dovrebbe contenere un breve riepilogo dei dettagli pertinenti inclusi nel corpo del fax. Se il fax contiene informazioni su un ordine elettronico di parti di servizio per un tosaerba, la lettera di presentazione del fax dovrebbe affermare in modo conciso che, secondo il fax e le informazioni generali. La maggior parte dei fogli e dei modelli di copertura fax consente uno spazio per queste informazioni, sotto "dettagli" o "messaggio". Le informazioni in questa sezione sono di solito LIMIt a una o due frasi e dovrebbe essere il più succinto possibile.
Una volta digitato il foglio di copertura fax, stampare il foglio sulla stampante del computer. I fogli di fax sono quindi correlati con il foglio di copertura fax in cima. Quando è il momento di inviare un fax, inviare prima la lettera di accompagnamento del fax e i fogli fax dettagliati in ordine seguendo il foglio di copertina.