Cos'è l'imaging di documenti?

L'imaging del documento è un elemento essenziale per fare affari oggi.Come mezzo per creare copie elettroniche di documenti, diagrammi e immagini importanti, l'imaging dei documenti aiuta a garantire che i documenti di business possano essere salvati e archiviati in sicurezza.Ecco le basi coinvolte nell'imaging dei documenti, tra cui l'archiviazione e la distribuzione delle immagini salvate.

L'imaging del documento carta è molto semplice.Tutto ciò che è veramente richiesto è uno scanner di qualità, un cavo USB per collegare lo scanner a un computer e quindi scansionare il software che consentirà di nominare e memorizzare l'immagine salvata.Mentre gli scanner di documenti erano in qualche modo costosi, le unità di buona qualità sono disponibili oggi a prezzi molto ragionevoli.Ciò rende possibile l'imaging di documenti per entrambe le aziende e in casa.

Una volta caricato il software sul disco rigido e lo scanner è riconosciuto dal sistema, posizionare semplice il documento a faccia in giù sulla schermata dello scanner e premere il tasto Start per avviare la scansione.Lavorando in un modo simile a una copia, lo scanner creerà un'immagine del documento, lavorando da un'estremità all'altra.Quando la pagina è completata, sarà possibile utilizzare il software per nominare il documento scansionato e quindi archiviarlo sul disco rigido del computer.In alternativa, il documento scansionato può essere caricato su un CDR o caricato su un server per la memorizzazione e il recupero.

I vantaggi della scansione del documento sono abbondanti.Uno, creando una copia elettronica di documenti preziosi garantisce che anche nel caso in cui l'originale sia perso, possa essere ricreato stampando la copia elettronica.In secondo luogo, gli archivi preziosi degli anni passati possono essere catturati e conservati, poiché l'imaging del documento crea una copia che non si sbiadirà, gialla con età o diventa fragile nel tempo.Infine, l'imaging dei documenti rende molto facile condividere copie di documenti cartacei con posizioni remote.

Ad esempio, se un associato di vendita è fuori dal paese e deve vedere una copia di un contratto con i clienti, non è necessario accumulare le spese coinvolte nella creazione di una copia cartacea e per posta da un servizio di corriere.Invece, il documento scansionato può essere semplicemente inviato via e -mail o posizionato su una rete a cui il socio può accedere.Ciò che era solito impiegare giorni ora richiede solo pochi minuti per realizzare con l'imaging dei documenti.

L'imaging del documento ha cambiato il modo in cui molte aziende archiviano documenti importanti, oltre a rendere molto più facile recuperare i dati quando necessario.Sia che i documenti siano costituiti da immagini, contratti o schemi di costruzione, le immagini di documenti importanti sono conservate e disponibili ogni volta che sono necessari.