ドキュメント管理とは何ですか？

business企業やその他の組織、および多数の情報を処理する個人に加えて、その情報を提出、保護、取得、共有するドキュメント管理システムが必要です。ドキュメント管理は、ドキュメントとその内のデータを系統的に処理、保存、回復する組織化されたシステムです。ハードコピー、または紙の文書の場合、プロセスは単にファイリングシステムと呼ばれる場合があります。document Document Managementは、通常、ドキュメントやその他のファイルの電子生産、保管、取得を含む、より現代的なバージョンであり、クリアランスを持っている人に安全なアクセスを提供します。テキストファイルや紙のドキュメントのスキャンされたコピーなどの典型的なドキュメントは別として、ドキュメント管理には、オーディオおよびビデオファイル、電子メール、ファックス、レポート、写真、フォント、グラフィックス、その他の画像も含まれます。documentドキュメント管理ソフトウェアは、ペーパーレスオフィスを紹介するために作成されました。このビジネスモデルが完璧にすることが不可能であることに気付いたとき、新しいモデルは紙と電子文書管理の両方を統合し始めました。組織は多様なニーズを提示するため、ドキュメント管理システムは、情報と管理の特定の側面に対処するために特別に設計されています。

1つの例は銀行業界です。最近では、銀行の明細書と一緒にキャンセルされた小切手を送信する代わりに、銀行は小切手のミニチュアデジタルコピーを作成し、必要に応じてそれらを印刷しています。銀行はまた、その記録のコピーを保持しています。実際のチェックは、コンピューターの誤動作または破損したデータの場合、バックアップのために安全な場所に破壊または保持される場合があります。これらのアイテムは、プレミアムスペースを使用してストーリーボードやプレゼンテーション資料を保持するのではなく、デジタルデータに変えることができます。広告キャンペーン全体は、コンピューターに保存されているいくつかのファイルまたはフォルダーに変換でき、必要に応じて後でアクセス、配布、または印刷できます。documentドキュメント管理は、オフィス環境を効果的に合理化できます。情報を分類して便利に保存し、簡単にアクセスできるようにすることにより、このプロセスは従業員がより効率的に作業するのに役立ちます。ドキュメント管理は、スペースと時間だけでなくお金も節約します。典型的なファイリングシステムよりもはるかに効率的であるため、職場でのストレスも軽減する可能性があります。