ドキュメントインデクサーは何をしますか？

ドキュメントインデクサーがドキュメントを並べ替えて分類して、後で視聴するために簡単に検索できるようにするのは仕事です。これらの個人は、政府機関、病院、大学など、さまざまな環境で働くことができます。この仕事をうまく実行するには、通常、非常に組織化され、独立して働くことができる人が必要です。一般的に言えば、ドキュメントインデクサーの職務には、新しいドキュメントの並べ替え、既存のドキュメントの取得、不要なドキュメントの削除、問い合わせへの応答、さまざまな事務義務の実行が含まれます。

ドキュメントインデクサーの最も重要な義務の1つは、新しいドキュメントを並べ替えて適切な場所に配置することです。たとえば、彼が大学で働いている場合、ドキュメントインデクサーは学生の記録を分類し、アルファベット順にソートすることができます。彼が裁判所で働いている場合、彼は犯罪歴を整理するかもしれません。このプラクティスでは、個人が職場のガイドラインに従い、正確性を維持する必要があります。ドキュメントプラ間違った領域にあるCEDは、将来の問題を引き起こす可能性があります。

既存のドキュメントの取得も、このポジションで大きな役割を果たしています。人がドキュメントを表示する必要があるときはいつでも、それを迅速に取得することはドキュメントインデクサーの責任です。大学の場合、彼は学生のファイルを取得して、次の学期にどのクラスを受講する必要があるかを判断する必要があるかもしれません。これが、ドキュメントインデクサーがすべてのドキュメントを正しく分類し、分類することが非常に重要である理由です。

混乱を防ぎ、注文を維持するために、不要な文書を削除することも別の職務です。これには通常、関連性がなくなった期限切れのドキュメントを取り除くことが含まれます。例は、学生が卒業した後に学生の記録を削除することです。場合によっては、これらのファイルは別のビンに転送されます。その他では、ドキュメントインデクサーは会社のプロトコルに従ってそれらを破壊します。

一緒にこれにより、彼はしばしば特定の文書に関する問い合わせに応答する必要があります。これには、一般、同僚、または監督者からの質問が含まれます。これが発生した場合、ドキュメントインデクサーは正しいドキュメントを見つけて回答を提供する必要があります。仕事のこの側面には、個人が対人スキルを持っている必要があります。

さらに、ドキュメントインデクサーは、さまざまな事務義務を果たす責任があります。たとえば、彼は電話に応答したり、ファックスを送信したり、適切な個人にメールを送信したりする必要がある場合があります。職場が通常よりも忙しい場合、彼は秘書や他の部門を支援する必要があるかもしれません。その結果、彼は多才であり、必要に応じて即興することができなければなりません。