法律事務所の受付係は何をしますか？

法律事務所では、法律事務所の受付係がクライアントと対話し、通信を起草し、ケースファイルの世話をし、企業サービスを使用した人に請求します。法律事務所の顔として、受付係は、仕事のエリアを清潔に保ち、会社を積極的に表現するなど、他の職務を遂行することが期待されています。受付係がパラリーガル認定もある場合、彼女はオフィスのメンバーにより多くの直接的なサポートを提供する可能性があります。その後、受付は、通話またはその他の通信に応答またはルーティングし、クライアントに挨拶し、できるだけ多くの情報を提供する必要があります。彼女はまた、クライアントをロビー内の軽食に向けたり、クライアントを弁護士事務所に護衛したり、クライアントに予約を持っていない場合は弁護士を見るのを待つ時間をクライアントに伝えたりするかもしれません。これらのタスクには、優れた社会的および口頭でのコミュニケーションスキルが必須です。

法律事務所の受付が通常完了する別のタスクは、通信を起草することです。通信の一部は、弁護士の可用性または料金に関するメールに応答するなど、かなり簡単です。他の通信は、他の弁護士や裁判所への手紙など、はるかに複雑です。この通信のために、受付は法的用語と規制を十分に理解する必要があります。

法律事務所の一部では、弁護士のケースファイルを作成、維持、取得することも、法律事務所の受付係の義務でもあります。多くの場合、これは効率を高め、オフィスのスペースを節約するためにデータベースを介して電子的に行われるため、合法的な受付係はコンピューターと関連技術を使用して快適に使用する必要があります。弁護士がオフィスの外で参照および使用のために印刷および組み立てられた特定の文書を必要とする場合、受付係はこれらのニーズも処理します。弁護士が緊急裁判所の審理に急ぐ必要があるかどうかなど、彼女はこれを迅速に行うことができるはずです。クライアントファイル内の情報の多くは機密であるため、法律事務所の受付係は、ソフトウェアプログラムまたは引き出し、キャビネット、または安全なロックなどのその他のメカニズムを介してファイルを安全に保つことができなければなりません。請求の側面。これには、領収書と請求書の提供、クライアントに未払いの料金を通知し、クライアントに受け入れられた支払い方法を通知し、企業銀行またはその他のアカウントを設定および監視することが含まれます。受付が請求エラーを発見した場合、払い戻しチェックの発行やクライアントにクレジットを提供するなどのエラーを修正するための措置を講じる必要があります。other他の受付と同様に、法律事務所の受付係は、割り当てられた他の職務を完了することが期待されています。一般的な義務については、これは重要なクライアントのためにコーヒーを飲んだり、休暇中にオフィスで装飾を立てたりすることから、何でも意味があります。しかし、場合によっては、法律事務所の受付係はパラリーガルを兼ねていますが、その場合、弁護士に対してより直接的な支援を提供し、しばしば弁護士に同行し、主要な症例調査を実施します。