電子メールアーカイブに最適なヒントは何ですか？

電子メールの略で、電子メールまたは電子メールは、インターネットを介して送信され、ユーザーがオンラインでユーザーがピックアップするか、プッシュまたはプルテクノロジーを使用してメールクライアントを介してダウンロードされたテキストメッセージの名前です。メッセージ。アーカイブとは、アイテムが論理的でアクセスしやすい方法で配置されるストレージプランを指します。また、素材のバックアップコピーの作成を指すこともできます。電子メールアーカイブとは、サーバーからそれを削除して安全にバックアップする電子メールの系統的なファイリングシステムを指します。メールをクラウドにアーカイブするだけで十分であるか、マシンまたはハードコピーでアーカイブする必要があるかどうかを決定します。おそらく、特定の素材を印刷する必要がありますが、他の素材は電子形のままであることがあります。メールがマシンにアーカイブされる場合は、外部ハードドライブでバックアップを作成するかどうか、またメールクライアントのファイル形式以外の形式で保存する必要があるかどうかを決定します。たとえば、PDFで保存されます。ファイル形式。一般的に、電子メールアーカイブシステムを作成する2番目のステップは、電子メールクライアント内にストレージフォルダーの階層を作成することです。これを行う際に、個人のメールをビジネスメールから分離し、より頻繁にアクセスする必要があるフォルダーが簡単にアクセスできることを確認することができます。フォルダを再編成して名前を変更できるため、最優先事項が完了したら、フォルダーシステム内でアーカイブする方法がある場合、「完了したプロジェクト」と呼ばれるフォルダーに配置する方法が必要な場合があります。年。入ってくるメールをフォルダーに直接並べ替えるフィルターを作成するかどうかを検討してください。この機能を誓う人もいます。他の人は決してそれを使用しません。これにより、時間を節約することができます。これは、再度レビューする必要がないため、価値のある資料のみが保存されるアーカイブに到達するのを防ぐのに役立ちます。あるいは、それがあなたに合った方が良い場合は、アーカイブの前に大量削除を行うことができます。メールをサーバーから削除する必要がある場合にメールクライアントを設定できる場合がありますが、定期的に、ISP Webサイトにアクセスして、実際にサーバー上にあるものを確認し、必要に応じてクリアすることをお勧めします。十分な空のサーバースペースを使用すると、重要な電子メールを追加のアーカイブとして残すことを選択できます。エンタープライズメールアーカイブは、その目的のために作成されたソフトウェアアプリケーションと、ビジネス固有の問題に対処するための機能を使用して管理できます。これらには、仮想ペーパートレイルを管理し、もう必要ないメッセージを削除する機能が含まれます。