종이없는 사무실은 무엇입니까?

paper없는 사무실은 대부분의 또는 모든 문서와 함께 디지털 형태로 작동하며 전자적으로 쉽게 액세스 할 수있는 작업 환경입니다.전통적인 사무실의 이전에 종이 기반 기능이 디지털화되었다는 생각에 기초합니다.서구 작업 환경에서 컴퓨터가 유비쿼터스가되면서 의견 리더들은 디지털 방식으로 비즈니스를 수행 할뿐만 아니라 비즈니스 프로세스를 간소화 할뿐만 아니라 종이의 필요성을 크게 제거 할 수있는 직장을 구상하기 시작했습니다.대부분의 경우 및 대부분의 산업에서 문서를 인쇄 할 필요가 없습니다.예를 들어, 계약은 한 사무실에서 생성하고 당사자에게 이메일을 보내고 전자적으로 서명 할 수 있으며 각 당사자는 서명 된 문서의 인증 된 사본을 제공했습니다.청사진은 구조 진행 상황이 디지털 방식으로 추적되면서 온라인으로 저장 및 액세스 할 수 있습니다.식당은 식품 주문 시스템을 디지털화하여 운영을 간소화하고 오류를 최소화 할 수 있습니다.대부분의 비즈니스는 전자적으로 재무 거래의 적어도 일부를 수행합니다.

단순히 직장에서 종이의 양을 줄이는 것 외에도 문서를 디지털화하는 중요한 장점은 가장 최근 버전을 모든 사람이 즉시 사용할 수 있다는 것입니다.정확하고 최신 정보에 대한 액세스는 특히 환자 기록이 전통적으로 다양한 위치의 종이 파일로 유지 된 의료에 중요합니다.이러한 파일에 따라 오류 가능성이 상당합니다.그러나 일부 환자는 의료 전문가를 방문 할 때마다 업데이트되는 디지털 저장 장치에 적절한 의료 데이터를 가지고 다닙니다.중앙 데이터베이스에서 유지되는 기록에 의해 반영된이 장치는 의료 전문가가 종이에 의존하고 관련 문제에 대한 취약성을 줄이는 데 큰 기여를합니다.종이 문서에는 취급을위한 많은 직원 시간이 필요합니다. mdash;문서를 작성한 다음 저장 및 검색.메일 링은 종이 처리에 또 다른 시간과 돈을 추가합니다.종이 문서는 또한 알파벳순 또는 생성 날짜에 따라 저장해야하며, 종이 문서를 검색하는 유일한 방법은 그것이 어떻게 저장되었는지를 아는 것입니다.또한, 관리자는 오해 된 문서가 종종 잃어버린 문서라는 것을 잘 알고 있습니다. 종이없는 사무실에 가장 중요한 장애물 중 하나는 인적 요소 mdash입니다.즉, 대부분의 비즈니스는 전통적으로 종이 지향적이었으며 오래된 습관을 바꾸기가 어렵습니다.예를 들어, 많은 전자 문서는 종종 일상적인 문제로 인쇄되고 제출됩니다.또한 프린터 및 복사기의 정교함과 기능이 향상되면 이전에 상업용 프린터에서만 사용할 수 있었지만 비용의 일부에 대한 품질 문서를 인쇄 할 수 있습니다.이로 인해 전 세계 인쇄 열풍이 발생했습니다.Paperless Office가 처음부터 2000 년까지 명료 한 시점부터 모든 종류의 종이 문서의 글로벌 출력이 두 배가 된 것으로 추정했습니다.그러나 그 이후로, 출력은 레벨이 떨어지고 이후에 감소하기 시작했다.종이의 생산은 지구 온난화를 악화 시킨다고 말하는 온실 가스의 생산 외에도 삼림 벌채와 오염에 기여합니다.또한 문서 생산에 사용되는 잉크에는 부피가 환경에 부정적인 영향을 미치는 유해한 구성 요소가 포함될 수 있습니다.

많은 아카이브가 디지털화 될 수 있으며 종이없는 프로그램을 구현하는 기업에는 해당 프로그램의 일부로 기존 종이 기록을 스캔하는 것이 포함됩니다.많은 회사들이 월별 진술 사본과 같이 필요없는 많은 종이 기록을 저장하고 있음을 발견했습니다.고객에게 보냈습니다.저장된 종이 문서의 양을 줄이는 것 외에도, 디지털화 프로그램을 겪은 조직은 문서 저장 이외의 목적으로 공간을 바꿀 수있었습니다.