문서 관리 프로세스는 무엇입니까?

document 문서 관리 프로세스는 문서가 향후 참조를 위해 구성되고 저장되는 시스템입니다.이 프로세스는 누군가가 조직이 거의 없거나 전혀없는 신발 박스에 영수증을 넣을 때와 같이 기초가 될 수 있습니다.이 프로세스는 기업이 창고에서 카탈로그하고 보관되기 전에 할당 된 사전 설계된 양식에서 추출한 복잡한 스캐너 세트를 고안했을 때와 같이 매우 정교 할 수 있습니다.두 경우 모두 문서 관리의 기본 요소가 제정되었습니다. 일반적으로 문서 관리는 공통된 목적을위한 일부 유형의 계획에 따라 문서를 수집, 주문 및 보관해야한다는 개념을 준수합니다.대부분의 경우 개인 또는 회사가 문서의 정보를 사용할 계획이거나 미래의 요구를 설명해야하기 때문에 문서 관리가 사용됩니다.이러한 문서의 정보는 일반적으로 회계, 기록 또는 규제 준수와 같은 일부 유형의 필요 또는 목적에 따라 통합 또는 그룹화 할 수 있습니다.연간 제출.일반적으로 연도에 필요한 문서는 제출 캐비닛의 폴더와 같은 하나의 찾기 쉬운 장소로 그룹화됩니다.영수증, 청구서, 기부금 및 세금 양식과 같은 문서의 통일성은 연간 세금 양식을 작성하기위한 전반적인 요구 사항으로 구성되며 세금 양식의 항목을 지원하는 데 필요한 문서가 있습니다.반환이 제기되고 지원 서류가 첨부되면 결과 정보 및 문서 묶음은 종종 연도에 따라 구성된 전년도 세금 신고서와 함께 배치됩니다.이것은 기본적인 형태의 문서 관리입니다.

문서 관리는 복잡하고, 관련, 다중 단계적이며, 비싸 질 수도 있습니다.특히 소비자 정보를 수집하는 대기업의 경우 효과적인 문서 관리가 중요합니다.예를 들어, 금융 기관은 종종 투자 전에 투자자가 완전하고 엄격한 서류를 가지고 있습니다.이 기관은 규제 당국이 고객으로부터 특정 정보를 수집 할뿐만 아니라 특정 방식으로 정보를 구성하고 특정 기간 동안 액세스 가능한 형식으로 문서를 유지해야 할 수 있습니다.따라서 해당 기관은 복잡한 문서 관리 프로세스를 사용할 수 있습니다.∎ 그러한 예에서, 회사가 초기 서류를 받으면 하드 카피 양식이 디지털 이미지로 스캔되어 정보 수집 및 구성을위한 컴퓨터 데이터베이스 네트워크로 전송 될 수 있습니다.그런 다음 하드 카피에는 참조 번호를 할당하고 날짜 및 시간 스탬프에 따라 상자에 배치하고 자체 문서 관리 프로세스 세트를 사용하는 창고로 보낼 수 있습니다.분쟁을 명확히하거나 규제 요건을 충족시키기 위해 하드 카피가 필요한 경우, 유사한 서류의 방대한 아카이브에서 쉽게 검색 될 수 있습니다.