문서 관리 시스템이란 무엇입니까?

document 문서 관리 시스템은 회사가 사용하는 문서를 저장하고 제어하는 데 사용되는 프로그램입니다.컴퓨터가 출현하기 전에 문서 관리 시스템은 단순히 검색을보다 쉽게 할 수 있도록 구매 주문, 엔지니어링 변경 및 회로도와 같은 컴퍼니 하드 카피 문서를 제출하는 프로세스였습니다.DMS라고도하는 가장 일반적인 유형의 문서 관리 시스템은 전자입니다.전자 문서 관리 시스템은 회사 기록을 색인화하고 저장하는 컴퓨터 프로그램입니다.이를 통해 정보는 인쇄, 우편 또는 팩스없이 다른 지역에 전자적으로 전달할 수 있습니다.절차 또는 작업 매뉴얼을 저장하는 데 가장 많이 사용되는 컨텐츠 관리 시스템과 유사하게 문서 관리 시스템은 전자 이미지를 통해 정보를 저장하여 전자 문서에 동시에 전자 문서에 액세스 할 수 있습니다., 문서 이미징 스캐닝 소프트웨어는 용지 사본을 전자 이미지로 변환하는 데 사용됩니다.그런 다음 전자 이미지는 필요할 때까지 컴퓨터에 저장됩니다.문서 관리 시스템에 대한 기타 용도는 보안 및 규정 준수입니다.암호 보호는 무단 사용자가 기밀 파일을 보지 못하게하는 데 사용됩니다.대부분의 문서 관리 시스템을 통해 사용자는 프로필별로 설정할 수 있으며 프로필과 관련된 파일 만 볼 수 있습니다.예를 들어, 구매자 프로필 아래에서 설정 한 사용자는 비밀번호를 입력 한 후 구매 주문 또는 가격 계약 이미지를 볼 수 있지만 기계 도면과 같은 엔지니어링 문서의 이미지를 볼 수는 없습니다.

읽기 전용 액세스 보안 기능을 사용하면 사용자가 문서를 볼 수 있지만 수정을 방지합니다.이러한 유형의 액세스는 프로젝트 데이터를 조사해야하지만 수정할 권한이없는 직원에게 도움이됩니다.재해 복구는 또 다른 중요하지만 문서 관리 시스템의 보안 기능이 필요하지 않기를 바랍니다.백업 파일 또는 오프 사이트 컴퓨터는 일반적으로 화재, 홍수 또는 기타 유형의 자연 재해의 경우 모든 Companys 기록이 안전합니다.

준수는 대부분의 문서 관리 시스템의 또 다른 측면입니다.미국 소유 회사의 경우 Sarbanes-Oxley Act 또는 Sox는 종종 언급 된 바와 같이 유지 규정을 기록하기 위해 준수해야합니다.SOX는 어떤 유형의 레코드를 보관 해야하는지, 얼마나 오랫동안 사용 해야하는지 정의합니다.회사에는 정확하고 관련된 기록을 유지하지 않은 것에 대한 규정 준수 및 처벌에 대한 감사는 벌금과 가능한 투옥이 포함됩니다.문서 관리 시스템을 사용함으로써 회사는 안전하고 쉽게 접근하기 쉬운 장소에 기록을 가지고 있습니다.