Hoe kies ik het beste samenwerkingsplatform?

Als u op zoek bent naar het beste samenwerkingsplatform, evalueert u uw behoeften en uw verwachtingen van de software.De meeste samenwerkingsplatforms bieden basiscommunicatiefuncties, gegevensopslag, het delen van bestanden, tools voor het oplossen van problemen en conferentiefaciliteiten.Snelheid, gebruiksgemak, extra functies en de kosten moeten ook worden overwogen.

De drie basis- en belangrijkste functies van elk samenwerkingsplatform zijn gecentraliseerde gegevensopslag, communicatiehulpmiddelen en tools voor problemen oplossen.Gecentraliseerde gegevensopslag elimineert de noodzaak voor elke medewerker om gegevens op zijn of haar computer op te slaan en helpt gegevens consistent en up -to -date te blijven.Het delen van live bestanden is een andere nuttige functie en maakt het voor medewerkers gemakkelijk om documenten of spreadsheets binnen de groep te delen.

Communicatiehulpmiddelen kunnen functies bevatten zoals webconferenties, groeps- of privébijeenkomsten, spraak over internetprotocol (VoIP), e-mail, e-mailof instant messaging -systemen.Live streaming video is zeer effectief voor het conferenties of online vergaderingen, en sommige samenwerkingsplatforms bieden de functie van een virtueel whiteboard voor demonstraties.Mogelijk moet u ook een medewerker uitsluiten van een vergadering, en sommige platforms kunnen u dit doen.

Tools voor het oplossen van problemen zijn belangrijk als het gaat om ervoor te zorgen dat alle medewerkers problemen snel en gemakkelijk oplossen.Sommige platforms hebben een geïntegreerde help -sectie, die toegankelijk is voor een van de groepsamenwerkers.Deze functie helpt het gebruik van professionals of externe diensten te verminderen en kan tijd en geld besparen.

Collaboratieve platforms kunnen verschillende vormen aannemen en kunnen software worden geïnstalleerd op een lokale machine of een installatie die wordt uitgevoerd vanaf een externe server.Sommige platforms zijn op internet gebaseerd en medewerkers hebben toegang tot het platform met een gebruikersnaam en wachtwoord.De installatie of het soort platform dat u kiest, kan de snelheid en de prestaties van de platforms beïnvloeden.Snelheid is een belangrijke overweging, omdat achterblijvende of trage prestaties problemen kunnen veroorzaken tijdens webconferenties of VoIP -gebruik.

In sommige gevallen kan het nodig zijn om een professional te maken of het samenwerkingsplatform voor u op te zetten.Als dit het geval is, is het verstandig om te zien of de provider ook training biedt voor de teamleden die het collaboratieve platform gebruiken, omdat dit het team zal helpen begrijpen hoe het platform werkt en vanaf het begin optimale productiviteit zal garanderen.De meeste platforms zijn vrij eenvoudig te gebruiken, maar de functies en functies verschillen sterk van het ene platform naar het volgende, dus het kan enige tijd duren voordat de medewerkers het systeem volledig begrijpen.

Een laatste overweging zou zijn of u liever zou gebruikenopen source software of eigen software.Als u een strak budget hebt, is open source software de beste optie, omdat deze pakketten gratis kunnen worden verkregen.De meeste van deze pakketten bieden de benodigde basisfuncties, maar als u extra functies nodig heeft, kan dit in uw beste belang zijn om te kiezen voor een betaald softwarepakket.