Hoe kies ik de beste virtuele kantoorsoftware?

Bij het kiezen van virtuele kantoorsoftware moet u rekening houden met de aard van uw bedrijf en de taken die u dagelijks moet uitvoeren.Als u alleen werkt, heeft u een paar basisprincipes nodig, zoals e-mailsoftware, tekstverwerkingssoftware, databasesoftware, virusbescherming en een hulpprogramma.Als u in een teamomgeving werkt of met werknemers moet communiceren, moet u mogelijk op zoek gaan naar extra functies, zoals instant messaging en centrale bestandsopslag.

Een goed e-mailprogramma is een belangrijke toepassing om naar te zoeken bij het kopen van virtueel kantoorsoftware.Sommige internetproviders (ISP's) bieden een e-mailprogramma, maar een op zichzelf staand e-mailprogramma is misschien beter.Dit is vooral het geval als u extra functies nodig hebt, zoals het verzenden van geautomatiseerde antwoorden.De meeste e-mailprogramma's kunnen gratis worden gedownload of worden onderdeel van het besturingssysteem.

Virtuele kantoorsoftware moet een tekstverwerkingsprogramma bevatten.Er zijn nogal wat opties om uit te kiezen.Sommige tekstverwerkingsprogramma's kunnen worden gedownload als onderdeel van een freeware -pakket, dus een goed tekstverwerkingsprogramma hoeft niet duur te zijn.Sommige besturingssystemen bevatten zeer eenvoudige tekstverwerkingsprogramma's, maar als u een bedrijf runt, heeft u mogelijk iets nodig met extra functies.

Als u zich in een branche bevindt waar u snel toegang hebt tot informatie of waar u grote hoeveelheden moet organiseren en opslaanVan gegevens moet een databaseprogramma dan deel uitmaken van uw virtuele kantoorsoftware.Sommige bedrijfseigenaren stellen lijsten in om te gebruiken voor marketingdoeleinden, en databasesoftware maakt dit eenvoudig.Databaseprogramma's kunnen worden gekocht als onderdeel van een softwarepakket of kunnen worden gedownload als freeware.

Virusbescherming is een ander belangrijk aspect van het runnen van een virtueel kantoor.Als u uw gegevens veilig moet houden, moet u investeren in een goed virusbeschermingsprogramma.Virusbeschermingsprogramma's kunnen ook ingebouwde firewalls bevatten die extra bescherming bieden.Als u bestanden heen en weer verzendt of e-mail gebruikt, moet u investeren in virusbescherming.

Hulpprogramma's kunnen de prestaties van uw computers optimaliseren en moeten worden overwogen bij het investeren in virtuele kantoorsoftware.Een goed hulpprogramma maakt het gemakkelijk om met prestatiegerelateerde taken te starten, zoals het opruimen van het register, het verwijderen van tijdelijke bestanden en het verwijderen van cookies.Dit type software kan worden gekocht als een zelfstandige applicatie of kan worden gedownload als freeware.

Als u met een team werkt of virtuele werknemers hebt, moet u een Instant Messenger-programma verwerven als onderdeel van uw virtuele kantoorinstelling.Dit is een zeer belangrijke functie wanneer u constant in contact moet zijn met een lid van uw team omdat berichten in realtime kunnen worden uitgewisseld.Een programma als dit bewaart ook op telefoongesprekken, omdat de meeste instant messengers de optie voor spraakchat bieden.Groepsconferenties kunnen ook worden gedaan met behulp van instant messenger -programma's.

Centrale bestandsopslag is erg belangrijk bij het werken als onderdeel van een team, vooral als elk lid vanaf een andere locatie werkt.Bestanden kunnen online worden opgeslagen en bieden gemakkelijke toegang tot belangrijke informatie.Dit bespaart niet alleen tijd, maar stelt elke gebruiker ook in staat om overal te werken zolang hij of zij toegang heeft tot de database.Software as a Service (SaaS) -applicaties hebben vaak deze functie, waardoor gebruikers toegang hebben tot de software met behulp van hun internetverbinding.