Hoe verbeter ik de workflow?

Verbetering van de workflow is een belangrijk proces, of het nu gaat om een individu of een organisatie.Van een verbeterde workflow is bewezen dat het de efficiëntie maximaliseert, afval in zowel tijd als middelen minimaliseert en het moreel verbetert.De manier om de workflow te verbeteren kan zo eenvoudig zijn als het identificeren en elimineren van verspilde tijd of zo complex als het onderzoeken en wijzigen van het hele proces en/of het automatiseren ervan.Het maakt niet uit hoe groot of klein de taak of het proces, het is de moeite waard om de stappen te nemen om de workflow te verbeteren.

De eerste stap om de workflow te verbeteren is om afval te identificeren en te elimineren, en de grootste verspilling van alles is tijd.De moderne werkplek is gewend geraakt en afhankelijk van e -mail, instant messaging en sms'en.Deze communicatiemiddelen waren bedoeld om tijd te besparen, maar ze kunnen leiden tot een overvloed aan nutteloze informatie en verspilde tijd.U kunt de workflow verbeteren door eenvoudigweg instant messaging en sms'en te elimineren of te beperken en door redelijke verwachtingen op e -mail te stellen.Reageren op of reageren op e -mails zodra ze binnenkomen, kan een tijdverspilling zijn.Meerdere keren in de dag die is gewijd aan het lezen en beantwoorden van e -mails, zal uw workflow en productiviteit verbeteren.

Deze onderbrekingen zijn slechts enkele van de vele die een einde kunnen maken aan de workflow.Elke taak of proces zal beter en verder verlopen met een redelijk blok van tijd die eraan is gewijd in plaats van te proberen het in kleine stappen te doen.Afgezien van zelfs 20 of 30 minuten om te besteden aan een enkele taak of proces, helpt u grote stappen te maken bij het verhogen van de productiviteit en het verbeteren van de workflow.Focussen op een bepaalde taak voor een relatief korte maar ononderbroken tijdsblok kan een van de beste methoden zijn om u te helpen de workflow te verbeteren.

Voor meer gecompliceerde procedures en grotere organisaties vereist het een meer systematische aanpak om de workflow te verbeteren.Deze processen omvatten het doorbreken van de workflow in kleine, eindige stappen en het analyseren van de taken die bij elke stap betrokken zijn.De twee belangrijkste principes die vervolgens aan elke stap kunnen worden toegewezen, zijn verantwoordelijkheid en automatisering.Een enkele persoon of entiteit moet volledig verantwoordelijk zijn voor het bereiken van elke stap, wat vinger wijzen en uitstellen elimineert.

Het volgende deel is vragen of een stap kan worden geautomatiseerd.Elk deel van het proces dat volledig kan worden geautomatiseerd en personeel uit de vergelijking kan halen, is een belangrijke stap in de richting van het verbeteren van de workflow.Nadat elke stap is geanalyseerd, is de verantwoordelijkheid toegewezen en het werk is waar mogelijk geautomatiseerd, het hele workflowproces zal veel worden verbeterd.

De stappen om de workflow te verbeteren omvatten meestal gezond verstand en traditionele managementtechnieken.De uitdaging is om de workflow in beheersbare stappen te doorbreken en vervolgens elk van de betrokken stappen te verbeteren.Op deze manier kunt u afval elimineren, tijd en productiviteit maximaliseren en de workflow verbeteren.