Hoe neem ik de notulen van vergaderingen?

Vergadernotulen zijn een schriftelijk record van de belangrijkste onderwerpen die worden behandeld en beslissingen genomen tijdens een vergadering.Tijdens een formele vergadering van de raad van bestuur is de bestuurssecretaris meestal verantwoordelijk voor het registreren van de vergaderminuten, die vervolgens worden beschouwd als belangrijke juridische documenten.Veel vergaderingen beginnen met een evaluatie van de minuten vanaf de laatste vergadering, die hoog wordt geplaatst op de vergaderagenda.Als de aanwezigen van de vergadering het erover eens zijn dat die minuten nauwkeurig weerspiegelen wat er tijdens de laatste vergadering is gebeurd, worden ze officieel goedgekeurd tijdens de huidige vergadering.

Een persoon die verantwoordelijk is voor het registreren van vergaderminuten zal vaak opvallende punten opschieten zoals ze zich voordoen tijdens de vergadering, zoals welke belangrijke onderwerpen werden besproken, welke belangrijke verklaringen en vragen werden gesteld en door wie, en welke actie -items of taken zijn voortgekomenontmoeting en aan wie ze werden toegewezen.Deze notities, geschreven in steno, worden vervolgens in een formeel document getypt, soms door een andere persoon dan de notetaker, en het document wordt bijgehouden als een verslag van de voortgang van de vergadering.De persoon die wordt aangewezen met het nemen van vergaderminuten, registreert soms ook de vergadering op een bandrecorder in plaats van of naast het met de hand maken van aantekeningen.De tape kan vervolgens worden aangesloten op een dictafoon om de opname te transcriberen naar een formeel Document voor de notulen van de vergadering.

Een formeel document van de vergadering minuten begint door de naam van het bedrijf of de organisatie te vermelden;de locatie, tijd en datum van de vergadering;en een lijst van mensen die aanwezig zijn voor de vergadering (aanwezigen).Vervolgens moeten de notulen vermelden in paragraaf- of opsommingstekens welke onderwerpen werden behandeld tijdens de vergadering, geschreven in de volgorde waarin ze werden besproken.Wanneer een belangrijk punt door een persoon wordt gemaakt, moet de naam van die spreker worden toegeschreven op het punt zoals deze in de minuten wordt opgenomen.Parafraseren van het punt van de spreker is over het algemeen acceptabel in vergaderminuten van letterlijke citaten. Aangezien niet alles wat tijdens een vergadering werd gezegd, kan of moet worden opgenomen in de vergaderminuten, is een goede vuistregel ervoor te zorgen dat eventuele officiële beslissingen en door de organisatie zijn genomen beslissingen de hoogste prioriteit behouden.Financiële rapporten of verklaringen die tijdens de vergadering zijn gepresenteerd, of juridische zaken die worden besproken, moeten ook worden opgenomen in de vergaderbonden.