Hoe schrijf ik een klanttevredenheidsbrief?

Een klanttevredenheidsbrief moet gedetailleerde informatie over de situatie en de gewenste resolutie bevatten, of het nu een lof is voor een werknemer die boven en buiten is gegaan, of een defect product vervangt.Feedbackbrieven van deze aard moeten beknopt zijn, omdat personeel op een bepaalde dag mogelijk een groot aantal moet doorlezen.Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat u contactgegevens verstrekt, zodat het bedrijf kan reageren.

Of een ervaring positief of negatief was, het helpt om zoveel mogelijk informatie te verstrekken, waaronder de datum, tijd en locatie van het evenement.De klanttevredenheidsbrief moet ook de transactie beschrijven die zich voordeed en de betrokken personeelsleden indien mogelijk noemen.Elke andere relevante informatie moet worden opgenomen, dus het bedrijf heeft een volledig overzicht van wat er gebeurde en wie erbij betrokken was.

In het geval van een klachtenbrief waar de wens is om over een kwestie te klagen en een resolutie te krijgen, kan het helpen om te besprekenWat werd destijds gedaan.Een klanttevredenheidsbrief kan erop wijzen dat de klant bijvoorbeeld een supervisor om hulp vroeg of een probleem met een defecte reparatie aan de reparatiepersoon heeft aangegeven en geen reactie ontving.Als de briefschrijver contact heeft opgenomen met iemand anders bij het bedrijf en geen bevredigend resultaat heeft behaald, moet dit ook worden besproken.

Zodra de informatie in één tot twee paragrafen is ingedeeld, kan de letterschrijver een paragraaf opnemen om te bespreken wat voor soort vanresolutie is gewenst.Dit kan een terugbetaling, een voucher, een reparatie of een andere resolutie zijn.De klanttevredenheidsbrief moet niet onredelijk zijn, maar moet de doelen van de klant duidelijk maken.In een situatie waarin een klant extra compensatie wil, zoals vervanging van een elektrische component die is mislukt omdat een overspanningsbeschermer niet correct werkte, moet de klant documentatie zoals ontvangsten verstrekken om die claim te ondersteunen.

Wanneer een klanttevredenheidsbrief plezier uitdrukt met hetHet serviceniveau, het kan nuttig zijn om een beetje informatie te bieden over waarom de klant tevreden is.Deze feedback kan worden doorgegeven aan de werknemer en kan ook rekening worden gehouden met training en het bedrijfsbeleid van werknemers.Als een hut -bediende bijvoorbeeld een vliegtuigvlucht bijzonder plezierig heeft gemaakt, kan het helpen om te weten waarom, zodat de luchtvaartmaatschappij kan aanbevelen dat andere stewardessen het voorbeeld volgen.

Aan het einde van de klanttevredenheidsbrief kan de schrijver contact opnemeninformatie.Als kopieën naar iemand anders worden verzonden, kan dit worden opgemerkt met een CC: en de contactgegevens van andere ontvangers.Het is raadzaam om de brief voor eventuele fouten opnieuw te lezen voordat u wordt verzonden, en het helpt de taal neutraal te houden, omdat bedrijven beledigende of agressieve klachten kunnen negeren.