Hoe schrijf ik een voorstelbrief?

In veel aspecten is het schrijven van een voorstelbrief net als elk ander type bedrijfsschrijven.Duidelijk, beknopt, nauwkeurig schrijven is belangrijk voor elk bedrijfsdocument.Bedrijfsvoorstellen vereisen echter specifieke componenten, zoals de sollicitatiebrief van het voorstel.De voorstelbrief, net als een cv -sollicitatiebrief, dient als een beleefde inleiding tot een bepaald voorstel.Het gebruik van actieve stem, het volgen van geaccepteerde bedrijfsschrijvende etiquette en het tonen van waardering voor de beperkte tijd van de lezers zijn van het grootste belang voor een succesvolle reactie.

Vaak, wanneer grote organisaties verzoeken om meerdere projecten posten, dient het voorstel sollicitatiebrief om de lezer te informeren op welk verzoek om voorstel (RFP) het document reageert.Als er geen bestaande rapport is tussen professionals of bedrijven, fungeert een voorstelbrief als zowel een inleiding als een kans om een goede eerste indruk te maken.Wanneer er al een relatie bestaat, kan de sollicitatiebrief als een kans dienen om te complimenteren, waardering uit te drukken of een voortdurende goede wil tussen beide partijen uit te breiden.

Of er een relatie bestaat tussen de partijen of niet, elke voorstelbrief zou moeten volgen op de juiste etiquette voor het schrijven van bedrijven.Het document moet bijvoorbeeld worden opgemaakt met de juiste koppen, nette marges en standaard lettertype of lettertype.De brief aan het juiste contactpan en het gebruik van een professionele groet die acceptabel is voor de cultuur van de klant wordt aangewakkerd.Onjuiste contactgegevens of een te informeel groet kunnen het verschil maken in de vraag of een voorstelbrief wordt gelezen of weggegooid.

Afgezien van de juiste etiquette is de toon van een voorstelbrief ook belangrijk.Formele, maar gepersonaliseerde benaderingen werken meestal het beste in westerse culturen, met sommige zakelijke relaties die een informele toon mogelijk maken.Oosterse culturen geven doorgaans, hoewel niet altijd, de voorkeur aan een formele, professionele aanpak.Als er twijfel is over de juiste toon, is een formele en professionele aanpak het beste.

Hoewel geen voorstelbrief acceptatie garandeert, verbetert het gebruik van actieve stem en beknopt schrijven de kansen.Gebruik geen twee of drie woorden, wanneer men volstaat.Korte, eenvoudige zinnen zijn beter dan lange, complexe paragrafen.Actieve stem portretteert duidelijkheid en vertrouwen, dus vermijd "om" werkwoorden te zijn in uw schrijven.Vermijd zinnen als "als je wilt" of "je kunt de voorkeur geven."Kies in plaats daarvan voor sterke actie -werkwoorden en directe oproepen tot actie.

Specifieke inhoud voor een voorstelbrief zal variëren voor elk project en zakelijke relatie.Een veel voorkomende foutprofessionals maken bij het schrijven van de cover -voorstelbrief is om informatie in de bijbehorende documenten opnieuw te doen of samen te vatten.Houd er rekening mee dat de meeste zakelijke professionals op tijd beperkt zijn.Respecteer de tijd van uw lezers en herhaalde niet alleen de inhoud van uw voorstel.Schrijf in plaats daarvan uw brief met een face-to-face inleiding in gedachten: wat u zou zeggen of hoe u uzelf persoonlijk zou presenteren voordat u een voorsteldocument overhandigt?