Wat zijn administratieve vaardigheden?
Om een steeds veranderende werkplek bij te houden, krijgen administratieve professionals een breed scala aan verantwoordelijkheden.Deze kantoorprofessionals kunnen zich specialiseren op een aantal gebieden, van wettelijke, medische en onderwijsberoepen tot overheids- of technologische gebieden.Administratieve vaardigheden zullen variëren tussen verschillende industrieën en verschillende geografische locaties.
Hoewel het niet altijd vereist is, zijn veel administratieve professionals gecertificeerd of behalen het diploma in bedrijfs-, administratie-, kantoorsysteemtechnologie of gerelateerde programma's.Al deze posities vereisen over het algemeen ten minste een middelbare schooldiploma bij binnenkomst.Bovendien is het vaak handig om ervaring of opleiding binnen een bepaald gebied te hebben.Degenen die in een juridische setting werken, vinden het bijvoorbeeld gunstig om administratieve vaardigheden te hebben met betrekking tot paralegal studies.
Kantoorprofessionals in technologische industrieën kunnen het nuttig vinden om extra wiskunde-, wetenschaps- of computervaardigheden te bezitten.De meeste banen van de overheid vereisen over het algemeen ook de voltooiing van een ambtenarenonderzoek.Voortdrijvende educatie, workshops en professionele organisaties zijn andere uitstekende manieren om verdere kennis en administratieve vaardigheden te verwerven.
Hoewel hun taken kunnen variëren van veld tot veld en plaats tot plaats, zullen de meeste kantoorprofessionals nog steeds een vergelijkbare set vaardigheden delen.Een van deze omvat het hebben van sterke organisatievaardigheden.Administratieve professionals moeten de mogelijkheid hebben om te multitasken en gebruik te maken van tijdmanagementvaardigheden.Van administratieve werknemers is bekend dat ze met talloze taken en klanten jongleren naast het halen van deadlines.Deze professionals moeten niet alleen algemene kantoorprocedures verstrekken, maar ook ondersteunend personeel;planning uitvoeren;aankopen omgaan;anderen trainen;en interactie met klanten, leveranciers en het grote publiek.
Bovendien moeten administratieve vaardigheden van kantoormedewerkers uitzonderlijke communicatie omvatten, zowel schriftelijk als mondeling.Ze zijn niet alleen verantwoordelijk voor de snelle, efficiënte afhandeling van alle oproepen, ze moeten ook regelmatig voicemail- en e -mailberichten controleren en ze doorsturen naar de juiste partijen.Sterke schrijf-, onderzoeks- en grammaticale vaardigheden zijn ook belangrijk voor de juiste afhandeling van schriftelijke correspondentie in en buiten het kantoor.Administratieve professionals zijn in wezen de levenslijn van het kantoor.
Kennis hebben van basisrichtlijnen voor zakelijke etiquette en het beoefenen van discretie met gevoelige inhoud en materialen zijn aanvullende administratieve vaardigheden die nodig zijn binnen een kantooromgeving.Een ander essentieel aspect van het werk omvat technologische vaardigheden.Kantoorprofessionals moeten sterke computer- en toetsenbordvaardigheden hebben.Ze moeten ook op de hoogte blijven van technologische veranderingen in verschillende softwaresystemen zoals tekstverwerking, spreadsheets en databases en voldoende internetvaardigheden behouden.Records management is ook essentieel.
Het onderhoud van records omvat het indienen van procedures die zowel elektronische als handaanvraag met zich meebrengen.Te midden van dit alles zijn administratieve werknemers vaak verplicht om papierwerk en benodigdheden te behouden en e -mail en pakketten te distribueren.Bovendien moeten de apparatuur binnen het kantoor, zoals faxmachines, kopieers en printers, gedurende de dag worden gecontroleerd en onderhouden.Administratieve vaardigheden vereisen levenslang onderwijs en training om de veranderende technologieën en wereldwijde eisen bij te houden.