Wat zijn bedrijfsminuten?

Bedrijfsminuten zijn gedocumenteerde aantekeningen van kwesties die tijdens een soort zakelijke bijeenkomst worden besproken.Vergadernotulen van dit type zijn gewoonlijk voorbereid op een breed scala aan evenementen zoals aandeelhouders- en directeurvergaderingen.Dit type bedrijfsgegevens worden over het algemeen beoordeeld en gewijzigd indien nodig tijdens volgende vergaderingen en worden onderdeel van de permanente gegevens die door de meeste bedrijven worden bijgehouden.

Een breed scala aan informatie kan worden opgenomen in een reeks bedrijfsminuten.Doorgaans zal de opgenomen details zich richten op het nauwkeurig opnemen van discussies over verschillende onderwerpen die relevant zijn voor de werking van het bedrijf.Gemeenschappelijke voorbeelden van regelitems die in bedrijfsminuten worden gevonden, zijn de discussie, acceptatie of wijziging van bedrijfsplannen en -procedures, verkiezingen en erkenning van nieuwe officieren in het bedrijf, en beslissingen om aandelen uit te geven of te verkopen.Zelfs kwesties zoals herstructureringspakketten voor werknemers of het vermaken van het idee om het bedrijf te verkopen of samen te voegen, kunnen tijdens de vergadering worden besproken en in de officiële minuten worden gedocumenteerd.

In veel rechtsgebieden zijn bedrijven verplicht om bedrijfsminuten van specifieke soorten bijeenkomsten te handhaven, zoals aandeelhouders of directeur vergaderingen waarin verkiezingen plaatsvinden.Zelfs als lokale wetten niet vereisen dat de minuten op bepaalde soorten bedrijfsbijeenkomsten worden bewaard, kiezen veel bedrijven ervoor om dit te doen als een middel om een voortdurende geschiedenis van het bedrijf te creëren en ervoor te zorgen dat belangrijke onderwerpen en discussies beschikbaar zijn voor referentie op toekomstige datums.Aangezien bedrijfsminuten vaak worden beschouwd als ontvankelijk voor hoorzittingen van de rechtszaak, is het erg belangrijk om ervoor te zorgen dat de notulen nauwkeurig en goedgekeurd zijn door degenen die de vergadering bijwonen erg belangrijk.

Er zijn verschillende benaderingen voor het voorbereiden van bedrijfsminuten.Eén benadering omvat de aanwezigheid van een persoon die is opgeleid als recorder om aantekeningen te maken tijdens de daadwerkelijke vergadering.Vaker vandaag wordt de vergadering de gebruikelijke audio -opnameapparatuur opgenomen, waardoor het een tekstdocument mogelijk is om op een later tijdstip te worden voorbereid.Sommige bedrijven nemen zelfs visuele gegevens op in de notulen, zoals de opname van een dia -presentatie die wordt aangetoond aan aandeelhouders, het combineren van tekst en visuele hulpmiddelen om een completere geschiedenis te bieden van wat er in de vergadering plaatsvond.

Met beide benaderingen wordt een officieel transcript opgesteld en gedistribueerd aan bestuursleden of aandeelhouders ter beoordeling.Tijdens de volgende geplande vergadering worden de bedrijfsminuten beoordeeld en gewijzigd indien nodig.Het feitelijke proces van beoordeling en het aanbrengen van wijzigingen kan enigszins ontspannen zijn, hoewel het voor sommige bedrijven niet ongebruikelijk is om gebruik te maken van parlementaire procedures zoals uiteengezet in werken zoals Robert's regels van orde

om te herkennen, te overwegen en uiteindelijk te keuren of af te wijzen van suggestiesvoor wijzigingen of wijzigingen tijdens de beoordeling van de voorgestelde minuten.Zodra de aanwezigen het erover eens zijn dat de notulen voltooid en nauwkeurig zijn, worden ze goedgekeurd en worden ze onderdeel van de officiële gegevens van het bedrijf.