Wat zijn beheerde printservices?

Beheerde printservices verwijzen naar de outsourcing van documentafdruk of naar de outsourcing van documentafdrukmachines.Dit kan op een aantal manieren worden gerangschikt, waaronder off-site printen, een gecentraliseerd afdrukgebied ter plaatse, verschillende gedecentraliseerde on-site gebieden of een combinatie van de laatste twee.Voordelen van beheerde printdiensten omvatten het verminderen van werknemersarbeid en lagere kosten.

Wanneer de meeste mensen denken aan beheerde printservices, zijn de machines die eerst te binnen schieten kopieers en printers omdat dit de tools zijn die het meest worden gebruikt om gedrukte documenten te produceren.Afhankelijk van de grootte van de organisatie, heeft het misschien één printer of veel nodig, en kan die eenheden nodig hebben om in kleur of zwart en wit af te drukken.Hetzelfde geldt voor kopieerapparaten.In sommige gevallen kunnen machines met dubbele doeleinden, of zelfs multifunctionele machines met opties zoals scannen of faxen, de beste keuze voor een bedrijf.

Koop van deze machines kunnen extreem duur zijn.Sommige bedrijven vinden het kosteneffectiever om de afdrukmachines te leasen die ze nodig hebben.Verschillende bedrijven bieden dit type service tegen verschillende tarieven.

Of het bedrijf de machines bezit of leasen, kopieers en printers zullen nog steeds regelmatig service vereisen om ze te laten draaien en kan ook noodservice nodig hebben voor specifieke storingen of incidenten.Veel van dezelfde bedrijven die lease-regelingen aanbieden, bieden ook dit soort diensten, op basis van een jaarlijks of meerjaarlijks contract.Dergelijke contracten kunnen de levering van een vast aantal tonercartridges per periode omvatten en zullen waarschijnlijk een vast aantal incidentoproepen en regelmatig geplande serviceafspraken omvatten.

Gebruik van dergelijke diensten dient verschillende doeleinden.De servicekosten onder een contract worden meestal aanzienlijk verlaagd ten opzichte van de tarieven die in rekening worden gebracht voor een enkele oproep buiten een contract.De meeste beheerde printservicescontracten geven een venster op waarbinnen servicerespons moet worden gemaakt.Dit helpt apparatuur downtijd te verminderen.Het hebben van een servicebedrijf op oproep voorkomt ook dat werknemers niet bekend zijn met de apparatuur om te proberen het weer in gebruik te nemen.

In grotere bedrijven kunnen beheerde printservices een centraal printgebied op of off-site betekenen.Dit kan verschillende kopieers of printers omvatten die worden beheerd door een toegewijd personeel.Dergelijke centra kunnen ook aanvullende services bieden, zoals het afdrukken van grootformaat, bindery en trimmen.Meestal is dit type centrum bedoeld voor grotere banen en wordt het uitgevoerd in combinatie met een aantal printers of kopieers die in het hele gebouw beschikbaar zijn voor kleine banen.