Wat zijn inkoopprocedures?
Elke organisatie die goederen of diensten koopt, heeft standaard inkoopprocedures , de methoden die ze gebruiken om die dingen te verwerven.Deze procedures hebben betrekking op alle aspecten van de inkoopcyclus, inclusief de selectie van de leverancier, contractonderhandelingen, orderplaatsing en betaling.Alle bedrijven hebben inkoopprocedures en ze worden gebruikt om de bestedingsactiviteit te beheersen, ervoor te zorgen dat er passende goedkeuringen aanwezig zijn en het risico op te veel betaling verminderen.Inkoop- of inkoopactiviteit omvat alle bestedingsactiviteiten, exclusief loonlijst, en vertegenwoordigt vaak meer dan 50 procent van alle uitgaven.
De primaire drijvende kracht voor de ontwikkeling van inkoopprocedures is het beheersen van alle uitgaven.De gebruikte gebruikte procedures kunnen enigszins variëren, maar zullen vergelijkbaar zijn.Een passend goedkeuringsproces omvat meestal een scheiding van taken en de betrokkenheid van senior managers voor transacties die meer kosten dan een specifieke prijs.Een andere standaard inkoopprocedure is het beperken van de toegang tot de formulieren van de inkooporder en ondertekende autorisatie van een andere manager dan de persoon die de goederen gebruikt.Deze scheiding van de goederenontvanger en de goedkeuring is ontworpen om ervoor te zorgen dat een senior medewerker op de hoogte is van de bestelling en kan bevestigen dat de materialen vereist zijn en voor het juiste doel zullen worden gebruikt.
Een andere veel voorkomende inkoopprocedure is het maken van een korte lijst met vooraf goedgekeurde leveranciers voor specifieke grondstoffen.Verkopers worden aan de lijst toegevoegd via een biedproces dat op een geplande basis wordt uitgevoerd.Dit proces is ontworpen om transparant te zijn en om het bedrijf de mogelijkheid te bieden om kortingen in prijs te verkrijgen, te voldoen aan kwaliteitsnormen en om de tijdigheid van levering te waarborgen.
De risico's voor een bedrijf zonder goede inkoopprocedures zijn te veel uitgeven, het niet bereiken van goede waarde en het kopen van fraude.Veel mensen die geen boekhoudkundige of inkooptraining hebben, hebben een hekel aan de stappen die betrokken zijn bij een inkoopverzoek.Deze processen zijn echter ontworpen om zowel tijd als geld te besparen.
Andere gemeenschappelijke inkoopprocedures omvatten het instellen van waardedrempels die verschillende inkoopactiviteit veroorzaken.Aankopen die meer dan een bepaald bedrag kosten, kunnen bijvoorbeeld vereisen dat een inkooporder wordt goedgekeurd door twee managementniveaus.Een inkooporder voor een veel hogere prijs kan vereisen dat een voorstel wordt uitgegeven.
In sommige gevallen kunnen bedrijven hun aankoopcontracten verdedigen.Als een verkoper die deelnam aan het biedproces van mening is dat ze geen eerlijke gelegenheid hebben gekregen om te concurreren, kan een rechtszaak worden aangespannen.Contractrecht is een bron van veel juridische activiteiten, en bedrijven met sterke inkoopprocedures zijn in de beste positie om hun zakelijke beslissingen te verdedigen.