Wat zijn de beste methoden voor het schrijven van voorstellen?

Voorstellen zijn een veel voorkomend hulpmiddel in de bedrijfswereld.Vaak gebruikt als middel om te bieden op een contract of een langetermijnrelatie te creëren met een nieuwe klant, is het proces van schrijfvoorstellen het onderwerp geweest van een eindeloze reeks boeken en handleidingen die het verkoopproces aanpakken.Gelukkig is het mogelijk om met succes te schrijven door een paar eenvoudige richtlijnen te observeren.

Onderzoek bij het schrijven van voorstellen van welke aard dan ook altijd de achtergrond van de potentiële klant.Ontdek hoe lang ze in zaken zijn, hoeveel locaties ze exploiteren, hun gemiddelde jaarlijkse inkomsten en misschien zelfs wat voor soort goede doelen het bedrijf de neiging heeft te ondersteunen, hetzij als een entiteit of via hun leidinggevenden.Door jezelf te aarden in de algemene cultuur van de klant zal het veel gemakkelijker maken om je tekst aan te passen, zodat deze resoneert met het bedrijf en je kansen om te worden geselecteerd als de verkoper naar keuze vergroten.

Maak altijd gebruik van alle informatie die rechtstreeks van de potentiële klant wordt verzameld bij het schrijven van voorstellen.Vaak zullen bedrijven die actief op zoek zijn naar een verkoper, uitgeven wat bekend staat als een verzoek om voorstel of RFP.De RFP is een onschatbaar document voor elke leverancier die een werkrelatie met de uitgevende onderneming wil tot stand brengen, omdat het vaak belangrijke informatie bevat over formaat, de rangschikking van informatie en zelfs het type informatie dat moet worden opgenomen in de instantie van het lichaam vanhet voorstel.

Het is belangrijk op te merken dat het werkelijke formaat van de RFP zal variëren van de ene situatie tot de andere.Sommige verzoeken om voorstel zijn kort en geven de respondenten veel speelruimte in termen van organisatie en inhoud.Het is echter vaker voor dat een RFP specifieke instructies geeft die naar de brief moeten worden gevolgd om het voorstel serieus te overwegen.Vaak geeft de RFP het voorstelformaat op en kan het zo ver gaan dat een voorstelsjabloon moet worden gebruikt.

Bij het schrijven van voorstellen als reactie op een uitgebreide RFP, moet er veel zorg worden besteed aan het beantwoorden van eventuele vragen die in dat document zijn opgenomen.Zelfs als er geen sjabloon is opgenomen, is het een goed idee om de RFP zelf als een soort sjabloon te gebruiken en de vragen te gebruiken als headers voor elk deel van het voltooide voorstel.Dit zal het voor de emittent van de RFP veel gemakkelijker maken om elk van de antwoorden snel te vinden, omdat ze in dezelfde algemene orde worden gepresenteerd als de verzoeken in het oorspronkelijke document.

Er zijn situaties waarin de RFP een uiterst informeel document is, zoals een verzoek van één pagina dat niets meer bevat dan een lijst met vragen en instructies over het overstellen van het voorstel.Dit is waar het gebruik van het onderzoek dat je vroeg in het proces hebt gedaan een wereld van verschil zal maken voor het uiteindelijke voorstel.Zonder specifieke richtlijnen in de hand, wilt u zoeken naar voorbeeldvoorstellen waarvan u denkt dat ze goed passen bij de bedrijfscultuur van de klant, en die voorstelideeën maken, zodat ze volgen wat weinig begeleiding wordt gegeven in de informele RFP.Zorg ervoor dat zelfs als de vragen algemeen en enigszins vaag zijn, u manieren vindt om antwoorden te geven die rechtstreeks aansluiten bij het werk van de klant en wat uw bedrijf biedt om hen te helpen met succes door te gaan met dat werk.

Onthoud altijd dat het schrijven van voorstellen niet gaat over het creëren van een prachtig formaat dat volgens u ideaal is.De focus ligt niet op wat u als een geweldig voorstel beschouwt, maar wat de klant zal denken is de perfecte reactie op zijn verzoek.Dit betekent soms dat je buiten je comfortzone stapt en jezelf lang genoeg in de schoenen van de klant plaatsen om het proces vanuit hun oogpunt te zien.Hoewel dit een uitdaging kan zijn, maakt het verdienen van het bedrijf het de moeite waard.