Wat zijn de beste tips voor de ontwikkeling van bedrijfsprocessen?
Business Process Development is een term die wordt gebruikt om te verwijzen naar het analyseren van een specifieke bedrijfsactiviteit en het ontwikkelen van een standaardproces voor het uitvoeren van die activiteit.Het doel is om ervoor te zorgen dat vaak voorkomende activiteiten correct en op de meest effectieve en efficiënte manier worden behandeld.Sommige tips om de ontwikkeling van bedrijfsprocessen te helpen beheren, zijn onder meer beginnen met duidelijke doelen, het volledig analyseren van de huidige methoden van een activiteit en het evalueren van standaardpraktijken die op een bepaalde manier worden gedaan, simpelweg omdat dat de manier is waarop ze altijd zijn gedaan.Het is ook belangrijk om een duidelijk communicatiesysteem te ontwikkelen om werknemers op de hoogte te houden en betrokken te houden.
Voordelen van de ontwikkeling van bedrijfsprocessen omvatten verhoogde klanttevredenheid en verhoogde werknemerscompetentie.Efficiëntere bedrijfspraktijken kunnen ook het gemak van recordbinden en consistentie van de prestaties van werknemers vergroten.Wanneer het onjuist wordt beheerd, kan de ontwikkeling van bedrijfsprocessen echter leiden tot frustratie bij zowel werknemers als klanten en zal het bedrijf uiteindelijk geen voordelen opleveren.
Bij het ontwikkelen van een nieuw bedrijfsproces is het van cruciaal belang om met een doel te beginnen.Een manager kan bijvoorbeeld besluiten om een bedrijfsproces te implementeren voor het escaleren van klachten van klantenservice, omdat de klanttevredenheid van het bedrijf laag is en hij deze wil verbeteren.Mogelijk moet hij een bedrijfsproces maken voor projectdocumentatie omdat niemand informatie over een project kan vinden wanneer de projectmanager ziek of niet beschikbaar is.Mogelijk moet hij ook een traditioneel tijdrovend proces automatiseren om het te versnellen, zodat werknemers een zwaardere werklast kunnen beheren.
Een belangrijke stap in de ontwikkeling van bedrijfsprocessen is om de bestaande methoden voor het uitvoeren van de onderzochte activiteiten openlijk en actief te analyseren.Er moeten veel vragen worden gesteld waarom werknemers de dingen doen die ze doen.Hoewel dit proces waarschijnlijk praktijken zal ontdekken die in gebruik zijn genomen, simpelweg omdat ze eenvoudig zijn, kan een manager ook belangrijke aspecten ontdekken van de huidige methoden die niet onmiddellijk duidelijk zijn door het analyseren van statistische gegevens.
Een andere belangrijke tip is om te onthouden dat de meerderheid isNiet altijd gelijk.Het feit dat 30 van de 40 vertegenwoordigers in een callcenter de klachten van klanten op dezelfde manier afhandelen, betekent niet dat hun manier de beste manier is.Als de toppresteerders, op basis van oproeptijden en enquêtes van klanttevredenheid, het nummer van de verschillende tien, is het een vrij goede indicator dat het standaardproces verkeerd is.Aanbevelingen moeten gebaseerd zijn op wat de meest succesvolle werknemers doen, in plaats van op wat de meerderheid doet.
Bruikbaarheid, duidelijkheid en communicatie zijn andere kritische factoren van effectieve ontwikkeling van bedrijfsprocessen.Een proces kan er op papier geweldig uitzien en klinkt geweldig in een vergadering, maar als het in de praktijk niet werkt, is het nutteloos.Zelfs een uitvoerbaar proces zal niet effectief zijn als het niet wordt meegedeeld aan degenen die het zullen gebruiken op een manier die ze kunnen begrijpen.Veld testen dat elk proces testen en geselecteerde werknemers vragen om deel te nemen aan de documentatie kan helpen deze obstakels te elimineren.
De beste bedrijfsprocesbeheerders anticiperen op weerstand.Mensen houden in het algemeen gewoon niet van verandering.Het presenteren van het nieuwe proces op een manier die de voordelen voor zowel het bedrijf als de werknemers benadrukt, terwijl het erkent dat er onderweg enkele hobbels zullen zijn, is een bewezen methode om angst te verminderen en buy-in te creëren.