Wat zijn de beste tips voor documentatie van bedrijfsprocessen?

Documentatie van bedrijfsprocessen is het proces van het maken van een schriftelijk record van de stappen die zijn gekoppeld aan een specifiek bedrijfsproces of procedure.Dergelijke documentatie helpt om procedures te standaardiseren en best practices vast te stellen.Tips voor het creëren van duidelijke, effectieve procesdocumenten omvatten het gebruik van gemakkelijk begrijpelijke taal, het hebben van meerdere partijen die de documentatie bekijken en zowel gedetailleerde documenten als vereenvoudigde cheat sheets schrijven.

Veel bedrijven maken bedrijfsprocesdocumentatie voor training.Dit betekent dat veel personen die mogelijk heel verschillende begrip hebben, waarschijnlijk de documenten lezen.Om maximale effectiviteit te garanderen, moeten de procesdocumenten gemakkelijk begrijpelijk zijn door iedereen die ze waarschijnlijk zal gebruiken.

Experts raden vaak aan om dergelijke documenten te schrijven met behulp van taal die gelijkwaardig is aan een leesniveau van de negende klas.Schrijvers moeten ook vermijden om technisch of industriejargon te gebruiken.Wanneer acroniemen of industriële termen moeten worden gebruikt, moeten ze eerst duidelijk worden gedefinieerd.Het is ook verstandig om een lijst met definities op te nemen bij het maken van bedrijfsprocesdocumentatie.

Terwijl documentatie van bedrijfsprocessen vaak wordt voltooid door een persoon die bekwaam is in het ontwikkelen van dergelijke documenten, is het belangrijk om anderen de documenten te laten beoordelen voordat ze in algemeen worden gebruikt.Als de persoon die de documentatie schrijft geen expert is in het proces dat wordt gedocumenteerd, moet een dergelijke expert een beoordeling uitvoeren om ervoor te zorgen dat de inhoud technisch correct is.De documenten moeten ook worden beoordeeld door ten minste één persoon die volledig onbekend is met het proces, zodat alle onduidelijke instructies of ontbrekende stappen kunnen worden geïdentificeerd.

Gedetailleerde documenten zijn een essentieel onderdeel van de documentatie van het bedrijfsproces.De documenten verklaren alle stappen die bij een proces betrokken zijn en kunnen ook aanvullende informatie bieden, zoals softwareprogramma -vereisten, wettelijke beperkingen en contactgegevens voor verschillende stappen.Hoewel de documenten van cruciaal belang zijn voor een volledige verklaring van het proces, kunnen ze te lang of omvangrijk zijn om dagelijks bruikbaar te zijn.Als herinnering zodra de hele procesdocumentatie is gelezen.Deze cheat sheets moeten een eenvoudige manier bieden om basisinformatie bij elke stap te vinden.Het kan verstandig zijn om het pagina- of hoofdstuknummer te verstrekken waar de informatie in de volledige documentatie kan worden gevonden, zodat de lezer een referentie heeft als hij aanvullende details nodig heeft.Dergelijke vellen worden vaak gepresenteerd als stroomdiagrammen of contouren.