Wat zijn de beste tips voor het behoud van elektronische records?

Retentie van elektronische records is niets meer dan het opzetten van een systeem om een back -up van belangrijke gegevens op een werkplek te maken, en het goede nieuws is dat veel ervan automatisch kan worden bereikt onder de juiste opstelling.Veel bedrijven maken echter de fout om hun waardevolle documenten te ondersteunen bij meerdere servers, die honderden of zelfs duizenden dubbele bestanden kunnen creëren die ruimte innemen en uiteindelijk de server vertragen.Hetzelfde kan gezegd worden voor traditionele back -ups zoals papierwerk en compacte schijven mdash; het heeft absoluut geen zin om repetitieve back -ups te behouden zodra een geluidsbehoudsysteem met een degelijk elektronisch records is geïmplementeerd.Een professional met internettechnologie -ervaring wordt normaal gesproken getracht een dergelijk systeem op te zetten, en aangezien online back -up normaal gesproken deel uitmaakt van het elektronische recordsretentiepakket, moet de informatie voor altijd worden beschermd.

Voordat u een elektronisch recordsretentieprogramma implementeert, is het belangrijkvoor gebruikers om precies te overwegen wat er op meerdere locaties moet worden opgeslagen.Bedrijfsbestanden die door veel werknemers gedurende de dag worden toegankelijk, moeten bijvoorbeeld op elk afzonderlijk computersysteem worden opgeslagen, maar bestanden die betrekking hebben op voormalige klanten of belastinginformatie moeten veilig worden weggestopt op een mainframe -computer, omdat dit type bestand zelden nodig is.Een andere belangrijke functie van een retentieprogramma voor elektronisch records is de mogelijkheid om na een bepaalde periode onnodige bestanden te zuiveren om het algehele netwerk zo rommelvrij mogelijk te houden.Deze taken helpen niet alleen de snelheid te stroomlijnen waarmee informatie over de werkplek kan worden gedistribueerd, maar het stelt ook normen vast voor elke werknemer om zich aan te houden bij het omgaan met bedrijfsgegevens.

Een ander kritisch aspect van het behoud van elektronische records is het implementeren van een automatischBack -up die op regelmatige tussenpozen voorkomt, en deze taak kan worden ingesteld om wekelijks, dagelijks of zelfs per minuut te worden uitgevoerd wanneer dat nodig is.Naast het plaatsen van bestanden op een gecentraliseerde server, implementeren veel bedrijven ook back -ups naar externe schijven, externe schijven of een compacte schijf (CD) om ervoor te zorgen dat de gegevens altijd bestaan op twee afzonderlijke, onafhankelijke locaties.Hoewel dit proces voor velen onnodig lijkt, zou een overbelasting binnen een elektrisch circuit elke harde schijf binnen een bedrijf effectief kunnen wissen.Online back -up is bijzonder populair geworden sinds de gegevens worden opgeslagen in een andere geografische regio mdash; Dus zelfs als een catastrofale gebeurtenis zoals een orkaan of tornado elk stuk hardware vernietigde, zou de informatie van het bedrijf nog steeds veilig blijven.

Een ander slim aspect van elektronischRecords retentie is om fysiek te verifiëren dat de back -ups in feite plaatsvonden, omdat zoiets eenvoudigs als een beschadigd Ethernet -koord kan voorkomen dat informatie correct wordt opgeslagen.Veel bedrijven gaan er ten onrechte van uit dat automatische back -ups immuun zijn voor ongeluk, maar dat is gewoon niet het geval.Individuen moeten altijd verifiëren dat de gegevens ten minste maandelijks worden ondersteund of wanneer een nieuw bestand of programma wordt geïmplementeerd.