Wat zijn de beste tips voor het volgen van inkooporders?

Het zou moeilijk zijn om de controle over de inventaris en de productkosten te behouden zonder een goed inkoopordervolgingssysteem.Inkooporders kunnen worden gemaild, gefaxt, e-mailen of eenvoudig worden ingeschakeld naar de verkoper.Er zijn elektronische inkooporders, meestal tussen bedrijven, evenals de vorm voor eenmalig gebruik, zoals die welke in winkels worden gebruikt.Sommige bedrijven gebruiken een algemene inkooporder om aankopen te volgen die zijn gedaan voor bepaalde categorieën producten.Een inkoopordervolgingssysteem, ongeacht het formaat, moet worden ontworpen om een bedrijf de meeste informatie te geven om goede aankoopbeslissingen te nemen.

Een inkooporder is een commercieel document dat een inkoopbedrijf naar een verkoopbedrijf stuurt dat de producten aangeeft,hoeveelheden en prijs.Het is een overeenkomst en een juridisch aanbod om producten en/of diensten te kopen.Het volgen van inkooporder is belangrijk voor de interne controle van een bedrijf.

Het formulier inkooporder moet de vereiste besteldatum en datum weergeven, de verzendmethode en de naam en het adres van de leverancier.Het moet ook het bestelde product bevatten, de kosten voor elk item en de totale prijs.Omzetbelasting moet ook worden opgenomen indien van toepassing.Elektronische generatie van inkooporderformulieren in sommige bedrijven kan ook gekoppeld zijn aan de inventaris om een product saldo bij de hand te behouden.

Eerst moet het bedrijf weten wat is besteld.Gebrek aan deze informatie kan ertoe leiden dat het bedrijf te weinig inventariseert en niet in staat is om aan de vraag van zijn klanten of te veel inventaris te voldoen, die de ruimte verspilt en de kasstroom vermindert.Een goed inkoopordervolgingssysteem stelt een bedrijf in staat om onmiddellijk te bekijken wat is besteld en de status van de bestellingen bij te houden.

Een bedrijf dat een inkoopordervolgingssysteem gebruikt, vermindert ook de mogelijkheid van fraude van werknemers.Het is bijvoorbeeld belangrijk om een vooraf toegewezen nummer voor elke inkooporder te hebben.Dit wijdt de mogelijkheid dat een werknemer goederen bestelt bij een leverancier en het gebruik van de producten voor persoonlijk voordeel.

Vaak zal een bedrijf een geautomatiseerd systeem gebruiken voor het maken en volgen van inkooporders.Op deze manier kan het bedrijf een productcatalogus onderhouden die kan worden gesorteerd op leverancier, product en prijs.Bovendien zal het systeem een database produceren om een lijst met voorraad op te slaan en die lijst voortdurend bij te werken.Er is software beschikbaar die het formulier voor het bestellen van inkooporders zal creëren, openstaande en voltooide inkooporders bijhoudt en zelfs inkooptrends wordt geanalyseerd om te helpen bij prijsonderhandelingen met leveranciers.

Een inkoopordervolgingssysteem centraliseert inkoop, wat duplicatie vermijdt.Een elektronisch systeem zal ook een leverancieringsdatabase bieden en inkooporders kunnen worden gemaild om overtollig papierwerk te elimineren.Inkooporderbeheer stelt het bedrijf in staat om zijn aankopen te beheersen en de mogelijkheid van diefstal te beperken.