Wat zijn de stappen voor het afstemming van grootboek?
Reconciliatie van grootboek is een cruciale stap om ervoor te zorgen dat de financiële activiteiten van een organisatie correct zijn geregistreerd, zodat de financiële overzichten van de organisatie kunnen worden vertrouwd als een nauwkeurige weerspiegeling van haar financiële toestand. Verzoening zelf verwijst naar het vergelijken van verschillende records om ervoor te zorgen dat de cijfers nauwkeurig en in overeenstemming zijn en, wanneer ze dat niet zijn, in overeenstemming brengen. Net als bij het verzoenen van iemands persoonlijke chequeboek, omvat het opstellen van grootboek, het verifiëren dat alle transacties van de organisatie tijdens de periode correct zijn geregistreerd. Het verzoenen van een groot grootboek is natuurlijk veel complexer en vaak geautomatiseerd; Toch kan de grootboekafstemming van een groot bedrijf soms dagen duren.
De eerste stap in het proces van grootboekafstemming is ervoor te zorgen dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de verzoening niet betrokken zijn bij het plaatsen van haar rekeningen. Een systeem van che hebbenCKS en saldi is essentieel om fraude of verduistering te voorkomen. Evenzo moet van alle transacties een gelijktijdig record worden bijgehouden. Alle inkomsten moeten bijvoorbeeld onmiddellijk worden geregistreerd en dagelijks in de bank worden gedeponeerd. Verschillen tussen de bedragen die aan de bank worden gestort en de inkomsten kunnen eenvoudigweg administratieve fouten zijn, maar kunnen ook frauduleuze activiteit ontdekken.
De bedragen in de dochterbrood worden geplaatst op "het afstemmen van rekeningen" in het grootboek. Inzendingen in de dochterbureau, zoals te betalen rekeningen of debiteuren, moeten worden vergeleken met hun ondersteunende documenten, en de som van vermeldingen in elk dochterboek moet worden vergeleken met hun overeenkomstige vermelding in het grootboek. Er zijn een aantal verschillende mogelijke fouten die kunnen worden gemaakt bij het plaatsen van een grootboek, en de meeste van hen hebben geen fraude of verduistering. Voor eXample, items kunnen worden gepost met de juiste contante bedragen, maar naar de verkeerde rekening, of de cijfers in een plaatsing kunnen worden omgezet. Een grondige grootboekafstemming zou deze fouten moeten ontdekken. Wanneer fouten of discrepanties worden gevonden, mogen ze niet worden gecorrigeerd, maar afzonderlijk worden vastgelegd en gepost als verzoeningsinvoer.
Een van de belangrijkste grootboekafstemming is de contante verzoening, die grootboekvermeldingen vergelijkt met bankafzettingen. Hoewel fouten die in dit stadium zijn ontdekt, eenvoudige administratieve misrekeningen kunnen zijn, moeten ze zeer serieus worden genomen; Als ze niet worden gepakt, kunnen ze leiden tot een afwijking van de financiële positie van het bedrijf op het gebied van de financiële overzichten, die volledig uit het grootboek is afkomstig.
Een ander belangrijk element van de verzoening van de grootboek is het proefsaldo, dat eenvoudigweg de som van alle afschrijvingen vergelijkt met de som van alle credits. Als de twee totalen niet gelijk zijn, zijn de rekeningen buiten saldo and op zijn minst moet de fout worden opgespoord en een corrigerende invoer gemaakt.
Vooral in een grote organisatie is het onvoorzichtig om te wachten op de voorbereiding van de financiële overzichten om het grootboek te verzoenen. In plaats daarvan moeten de verzoening van grootboekrekeningen voortdurend plaatsvinden wanneer berichten worden gemaakt, en de componenten die de dochterboeken omvatten, moeten zo vaak mogelijk worden beoordeeld en verzoend. Een proefsaldo moet ook zo vaak worden genomen als mogelijk is, maar in geen enkel geval minder dan eens per maand.