Wat is een callcenter backoffice?

Een callcenter backoffice is het deel van een callcenter dat is gewijd aan verschillende soorten administratieve, ondersteuning en administratieve activiteiten die essentieel zijn voor de functie van het bedrijf.Zoals elke backoffice -omgeving, zal dit gebied van een callcenteroperatie problemen aanpakken, zoals het onderhoud van bedrijfsregisters, het beheer van accountsschulden en vorderingen in verband met de operatie, en zelfs het beheer van fundamentele administratieve taken die helpen bij het bevorderen van de communicatie tussende afdelingen en met klanten.Wanneer de callcenteroperatie inhoudt dat bestellingen van klanten aannemen, zal het backoffice van het callcenter meestal ook de taken aanpakken die verband houden met orderafvoeding.

De meeste functies die zijn gekoppeld aan een callcenter backoffice zijn hetzelfde als bij elk ander type bedrijfsoperatie.Een goed voorbeeld van deze functies heeft te maken met het boekhoudproces.Dit deel van een kantoor zal een boekhoudafdeling omvatten die belast is met het beheren van de betaalbare en vorderingen van de operatie, inclusief het maken en uitgeven van facturen aan klanten en de ontvangst van betalingen aan die klanten.Afhankelijk van het type callcenter kan de boekhoudkundige inspanning gericht zijn op het opstellen en verzenden van facturen naar andere bedrijven die bepaalde functies uitbesteden aan het callcenter, of samenwerken met de boekhoudkundige afdeling voor het bedrijf dat het callcenter voor zijn eigen is en exploiteertinterne doeleinden.

Het is niet ongebruikelijk voor een callcenter backoffice dat uitsluitend wordt beheerd voor een specifiek bedrijf om ook te worden betrokken bij het orderfulfillmentproces.Hier ontvangt het callcenter een bestelling en stuurt deze door naar het Fulfillment Center.Van daaruit worden de producten voorbereid op levering aan de klant, inclusief het inpakken van de artikelen en de planning van de verzending met een koeriersdienst of een ander type verzendentiteit.De details worden vervolgens doorgestuurd naar de boekhoudafdeling, die de bestelling plus de verzending tijdig kan factureren.

Het exacte scala aan functies die worden behandeld door een callcenter back office zal afhangen van de aard van het betrokken bedrijf en hoe dat bedrijf is gestructureerd.Voor het grootste deel wordt elk type administratieve en ondersteuningsactiviteiten uitgevoerd door het centrum als een backoffice -functie beschouwd.Wanneer een van die functies om welke reden dan ook wordt verstoord, kan het effect op de middelbare en front office -activiteiten van het callcenter aanzienlijk worden beïnvloed, waardoor veel moeite voor de operatie als geheel veroorzaakt.