Wat is een conforme kopie?

Conforme kopieën zijn exacte kopieën van een document dat is opgesteld wanneer het niet mogelijk is om eenvoudig een kopie van het oorspronkelijke document te dupliceren.In wezen maakt dit de conforme kopie een herschepping van het origineel.Om dit type kopie te zijn, moet het document alle elementen van het origineel bevatten, zonder wijzigingen in de formulering of structuur, ongeacht hoe klein of onbeduidend de wijzigingen kunnen verschijnen.

Een conforme kopie kan in een aantal gevallen worden gebruikt.Gerechtsystemen staan het gebruik van dergelijke documenten toe en gebruiken ze vaak voor indieningsdoeleinden.Wanneer dit het geval is, wordt de kopie getypt en precies geconstrueerd als het origineel.Bovendien worden ook notaties die in de marges in de marge worden opgenomen, op het document worden opgenomen.Een gerechtsklerk vergelijkt de kopie met het origineel om ervoor te zorgen dat alle aspecten van de twee documenten hetzelfde zijn, inclusief eventuele datums.Als de handtekening van een rechter op het origineel verschijnt, kan de rechter ook de conforme kopie ondertekenen of kan de naam van de rechter worden getypt en gedateerd in de juiste velden.Zodra de vergelijking is voltooid en de bediende bepaalt dat de documenten spiegels van elkaar zijn, wordt de kopie gestempeld en een archiveringsdatum toegewezen.

bedrijven maken ook gebruik van dit formaat.Dit is vaak het geval wanneer meerdere afdelingen toegang nodig hebben tot contracten en andere belangrijke documenten.De originele ondertekende documenten worden meestal op een veilige locatie onderhouden, terwijl een conforme kopie of kopieën beschikbaar worden gesteld voor algemeen gebruik tussen de verschillende afdelingen binnen de organisatie.Deze aanpak zorgt ervoor dat er altijd een kopie is van het originele ondertekende document bij de hand, maar geeft wijdverbreide toegang tot de algemene voorwaarden van een bepaald document aan degenen die deze informatie nodig hebben om klanten te helpen of anderszins hun werkgerelateerde taken uit te voeren.

Dezelfde persoon die als ondertekenaar op het oorspronkelijke document diende, kan een conforme kopie ondertekenen.Als dit niet mogelijk of praktisch is, kan de naam van de persoon worden ingevoerd in het handtekeningveld.Op dezelfde manier is het mogelijk om een conforme kopie te certificeren of notariiseren.Deze actie wordt echter meestal als onnodig beschouwd.