Wat is een procesbeheersysteem?

Een procesbeheersysteem is een methode die meestal wordt gebruikt om een bedrijfsproces te plannen, te bewaken en te beheren.Het term procesbeheer wordt gebruikt om alle gevolgde stappen uit te leggen om een beter inzicht te krijgen in de eisen van de klant en de meest kosteneffectieve manier te bepalen om aan deze behoeften te voldoen.Het is belangrijk op te merken dat een procesbeheersysteem een reeks stappen en taken kan zijn, of een computersoftware -systeem.Ongeacht het type systeem, er zijn een reeks specifieke taken en stappen die meestal moeten worden voltooid.

Elk procesbeheersysteem omvat meestal zes taken, die allemaal in volgorde moeten worden voltooid.De eerste taak is om het proces te definiëren, de behoeften van de klant te begrijpen, evenals de risico's en uitdagingen voor de organisatie om aan die behoeften te voldoen.Een duidelijk gedefinieerd proces is meestal essentieel omdat het team van bedrijfsanalisten voortdurend naar dit item zal terugkeren gedurende de lengte van het project.

Visualiseren van het ideale proces is de volgende taak.Dit proces vereist een duidelijk inzicht in het proces, industrienormen, overheidsvoorschriften en andere regels die het bedrijfsproces regelen.Naast het begrijpen van de vereisten van derden, moeten de huidige structuur van de organisatie en alle reeds bestaande systemen ook in aanmerking worden genomen.van een procesbeheersysteem zal helpen bij bedrijfsactiviteiten.In het bijzonder moet informatie over de omzet, verwerkingstijd, de responstijd van de klant en eventuele vertragingen of knelpunten worden gedocumenteerd.Deze waarden worden verwezen door de implementatie van het procesbeheersysteem en moeten worden gebruikt nadat eventuele wijzigingen zijn geïmplementeerd om het succes van het proces te evalueren.

Interne controles zijn vereist in elk proces en de huidige controles moeten meestal worden gedocumenteerd.Bij het gebruik van een procesbeheersysteem is het essentieel om de ontwikkeling en implementatie van interne controles in het systeem op te nemen.Deze bedieningselementen zijn vereist om toegang te beheren, auditpaden te bieden en om de organisatie te ondersteunen.

Tijdens de implementatie van een procesbeheersysteem zijn er twee soorten rapporten die zijn ontwikkeld.Activiteitenrapporten worden in elke fase verstrekt en verdeeld aan belanghebbenden en eigenaren van bedrijfsprocessen.Het doel van deze rapporten is om iedereen op de hoogte te houden van de status van het project en alle informatie die in het proces is geleerd te documenteren.Het tweede type rapport is gebaseerd op de transacties, geïdentificeerde problemen, omzetpercentages en andere waarden die meestal worden gebruikt om de prestaties te meten.