Wat is een inkoopafdeling?

Een inkoopafdeling is verantwoordelijk voor het beheren van de inkoopactiviteit voor de organisatie.Er zijn twee soorten inkoop- of inkoopafdelingen: gecentraliseerd en gedecentraliseerd.In een gecentraliseerd model staan alle verzoeken om materialen of goederen centraal in deze afdeling.In een gedecentraliseerd model kunnen individuele afdelingen hun eigen aankopen verwerken.

Ongeacht het gebruikte organisatiemodel is inkoopactiviteit onderworpen aan meer controle en beoordeling dan enig ander proces.Het gebruik van bedrijfsmiddelen om goederen en diensten te kopen, moet gebaseerd zijn op naleving van specifiek beleid en procedures om de kans op fraude of diefstal te verminderen.Doorgaans wordt het type activiteit gecontroleerd door de boekhoudafdeling en de interne audit.

Op een inkoopafdeling is de directeur verantwoordelijk voor strategische planning, beleidsontwikkeling en het geven van inkoopadvies aan het senior management.De meeste organisaties hebben inkoopfunctionarissen die verantwoordelijk zijn voor het beheren van het verzoek om een voorstelproces, biedingaanbod en andere gerelateerde processen.De meest junior positie op een inkoopafdeling is koper.Een koper is meestal verantwoordelijk voor een specifiek grondstof of producttype.Hij of zij vraagt de aanvraag en bestellingen aan goedgekeurde leveranciers, op basis van interne behoeften.

Het belangrijkste doel van een inkoopafdeling is het beheren van het proces dat wordt gebruikt voor de aankoop van goederen en diensten door de organisatie.Geavanceerde planning, groepsverkoop en onderhandelde prijzen zijn alle strategieën die worden gebruikt om de kosten te verlagen en de winstgevendheid te verhogen.In de meeste organisaties wordt de implementatie van inkoopstrategieën gebruikt om overhead- en operationele kosten te verlagen zonder in te dienen op service aan klanten.

Om in aanmerking te komen voor een functie op een inkoopafdeling, vereisen de meeste organisaties een minimum college diploma in het bedrijfsleven, inkoop, bedrijfskunde of een gerelateerd gebied.Om een inkoopfunctionaris, manager of directeur te worden, is een universitair diploma of professionele certificering vaak noodzakelijk.Deze posities hebben een grotere mate van verantwoordelijkheid en zoveel bedrijven vereisen meer onderwijs.

Het toegenomen gebruik van technologie in het bedrijfsleven heeft geresulteerd in de ontwikkeling en acceptatie van elektronische inkoop of eProcurement.Met behulp van internet kunnen bedrijven producten van leverancierswebsites kopen, de bestelling elektronisch indienen en de facturen elektronisch ontvangen.Dit proces vermindert inefficiënties, verlaagt de kosten voor zowel de leverancier als de klant en wordt steeds populairder.In veel bedrijven is de overgang naar elektronische inkoop traag, vanwege de complexiteit van de technologie en de volledige verandering in bedrijfsproces.Dit gebied van inkoop zal echter naar verwachting groeien, vanwege de potentiële kostenbesparingen en verhoogde efficiëntie.