Wat is een inkoopafdeling?

Een inkoopafdeling is een afdeling of sectie die de verantwoordelijkheid heeft om de nodige goederen en diensten te verwerven die nodig zijn om een bedrijf of gemeente te exploiteren.Om deze verantwoordelijkheid te vervullen, wordt de divisie meestal de bevoegdheid verleend om te onderhandelen over leverancierscontracten, aankoopbedragen te beperken en inkooporders te genereren om goedgekeurde aanvragen te matchen.Een inkoopafdeling kan ook worden gemachtigd om verzoeken om voorstellen (RFP's) uit te voeren om de beste leveranciers voor een bepaald goed of service te identificeren.Dankzij moderne communicatie zijn er een aantal uitstekende e-procurementsystemen die een divisie kunnen helpen in de dagelijkse functie van het bestellen, volgen en ontvangen van die goederen en diensten.

Een van de belangrijkste voordelen van een inkoopafdeling is dat het centraliseren van de acquisitiefunctie het mogelijk maakt om inkoopprocedures te standaardiseren.Dit kan vaak leiden tot een betere controle over het boekhoudproces, omdat alle ordening wordt gedaan via een centrale instantie, in plaats van elke afdeling of divisie van het bedrijf of andere entiteit die goederen en diensten bestelt.Met inkoop die plaatsvindt via één pijplijn, is het veel gemakkelijker om kosten bij te houden en ze binnen de rede te houden.

Een ander voordeel voor de inkoopafdeling is de mogelijkheid om volume -aankopen te doen op items die nodig zijn in meerdere afdelingen.Inkoopsystemen die het gebruik van kantoorbenodigdheden in alle afdelingen kunnen volgen, kunnen bijvoorbeeld helpen bepalen hoeveel riemen papier nodig zijn om het bedrijfsleven operationeel te houden binnen een bepaald tijdsbestek.Met behulp van deze gegevens kunnen de personen die zich bezighouden met inkoop inkoop een lagere eenheidsprijs besturen door een enkele grote bestelling met een leverancier te plaatsen, waardoor het bedrijf geld wordt bespaard.Dit zou moeilijk te bereiken zijn zonder een soort centraal aankoopproces.

Het is niet ongebruikelijk dat een inkoopafdeling ook leveranciers uitnodigt om deel te nemen aan een biedproces voor de activiteiten van het bedrijf.Dit betekent dat de divisie de mogelijkheid heeft om inkoopcontracten te initiëren en toezicht te houden op speciale tarieven voor verschillende goederen en diensten, althans voor een bepaalde periode.De divisie kan dit model gebruiken als onderdeel van de inkoop van de voorraden, of zelfs bouwverkooping als het bedrijf of de gemeente betrokken is bij een bouwproject.

Over het algemeen zijn inkoopprogramma's gestructureerd om met integriteit en eerlijkheid te werken.Er zijn normaal gesproken een reeks cheques en saldi ingebouwd in het systeem om het moeilijker te maken om gevestigde procedures te omzeilen, of voor mensen die binnen de divisie werken om een speciale vergoeding te ontvangen in ruil voor een leverancierscontract.Zoals bij elke afdeling of divisie die betrekking heeft op financiën van welke aard dan ook, wordt een inkoopafdeling regelmatig gecontroleerd, normaal gesproken minstens eenmaal per jaar.Dit helpt om ervoor te zorgen dat de procedures worden gevolgd en dat alle transacties worden uitgevoerd op een manier die zowel legaal als ethisch is.